"Adoptez la logique PAO"

Avec Insertion / Image / Bibliothèque, choisissez l''image qui vous convient et validez. L''image apparaît alors dans votre page. Avec les poignées qui l''entourent modifiez les dimensions. Avec la souris, vous pouvez la déplacer comme dans un véritable logiciel de Publication Assistée par Ordinateur (PAO). Pour vous permettre de modifier plus finement la position et l''habillage de cette image, cliquez dessus et activez Format / Image.

"Adoptez la logique Cadre"

Dans la fenêtre Insertion / Image / A partir du fichier, choisissez un fichier image. Si vous désactivez l''option Dissocier du texte, l''image s''insérera dans le paragraphe où se trouvait le curseur de la souris. Réglez l''interlignage de ce paragraphe sur Simple, sinon l''image risque d''être tronquée. L''image s''inscrit alors dans la linéarité du texte. La position du paragraphe (centrée, alignée à droite ou à gauche) définit la position de l''image. Si aucun habillage n''est nécessaire, préférez cette méthode. Pour faire passer une image d''un cadre dans un paragraphe, désactivez, dans la boîte de dialogue Format / Image / Position, l''option Dissocier du texte.

"Adoptez la logique du Presse-Papiers"

Si dans un autre logiciel vous avez copié une image et si dans Word vous activez Edition / Coller, l''image contenue dans le presse-papiers s''insérera dans le paragraphe courant. Modifiez les caractéristiques de l''image avec Format / Objet… (les images collées sont des objets).

(Source : Microsoft France)

L''utilisation des caractères adéquats peut donner à vos documents un aspect plus professionnel
Extrait de Au coeur de Microsoft Office 97, une publication de The Cobb Group

Word met à votre disposition plusieurs moyens de production de documents à la présentation soignée, avec des ombrages, des bordures, une présentation en colonnes de type journal, des tableaux, des diagrammes et des graphiques. Vous possédez ainsi un arsenal impressionnant de fonctions facilement accessibles pour améliorer vos documents. Toutefois, toutes ces fonctionnalités peuvent facilement vous amener à négliger certains des éléments les plus subtils mais qui permettent pourtant de donner à vos documents une apparence professionnelle. Par exemple, des marques de ponctuation soignées et de qualité irréprochable peuvent être insérées dans votre document grâce à Word. Vous pouvez probablement obtenir le résultat escompté sans utiliser ces caractères spéciaux, mais nous vous conseillons de laisser Word insérer les marques de ponctuation correctes à votre place. Cette opération  est non seulement facile à réaliser mais vos documents feront meilleure impression et le souci de qualité que vous apportez à vos documents n''en sera que plus remarquable.

Quelles sont les marques de ponctuation entrées par Word ?

Ces marques de ponctuation sont les guillemets simples et doubles, les tirets cadratin, les signes moins (-) et les ellipses. Vous pouvez obtenir tous ces caractères grâce aux options Format automatique et Correction automatique de Word. La figure A contient un document composé d''un paragraphe de texte comprenant des marques de ponctuation ordinaires. Il est suivi du même paragraphe avec une version plus sophistiquée de ces marques de ponctuation.

Configuration de Word pour l''insertion des caractères corrects

Pour configurer Word afin qu''il insère des caractères spéciaux, vous devez avoir accès à deux onglets situés dans la même boîte de dialogue. Choisissez tout d''abord dans le menu Outils l''option Correction automatique. Word ouvre alors la boîte de dialogue Correction automatique dont l''onglet Correction automatique est sélectionné. Comme dans la figure B, cet onglet comporte différentes cases à cocher permettant de définir les types de corrections que Word peut effectuer. En outre, la zone de liste située au bas de la boîte de dialogue offre un grand choix d''entrées de corrections automatiques prédéfinies et comprend toutes les entrées personnalisées que vous avez créées.

Configuration de Word pour l''insertion des caractères corrects

Parmi les entrées intégrées, vous trouverez l''ellipse. Si vous souhaitez que Word insère des ellipses (ou tout autre élément se trouvant dans la liste des entrées de Correction automatique), activez la case à cocher Correction en cours de frappe. Word insère alors automatiquement une ellipse lorsque vous tapez trois points de suspension (sans espace).

Notre seconde option est l''onglet Mise en forme automatique, affiché dans la figure C. Cet onglet comprend les changements automatiques supplémentaires que Word peut effectuer. Pour que Word insère des guillemets français, des tirets cadratin et des signes moins (-), dans le panneau Correction en cours de frappe, activez les cases à cocher "guillemets droits" par "guillemets français" et Caractères symboles (--) par des Symboles (—). Cliquez ensuite sur OK pour fermer la boîte de dialogue Correction automatique.

Lorsque la case à cocher Guillemets " par des guillemets " " est activée, l''option Mise en forme automatique remplace les guillemets droits par leurs équivalents français lorsque vous tapez '' et ". L''option Mise en forme automatique permet également de changer un guillemet en guillemet simple ouvert s''il est suivi d''un nombre comme, par exemple, dans les élections de ’96. (Notez que Word n''effectuera pas cette correction si vous exécutez l''option Mise en forme automatique sur un texte existant.)

La case à cocher Caractères spéciaux par des symboles gère l''insertion de tirets cadratins et de signes moins (-). Pour insérer un tiret cadratin, il vous suffit de taper un mot, deux traits d'', puis un autre mot, sans espace. Dès que vous appuyez sur la barre d''espacement après le second mot, l''option Mise en forme automatique convertit les deux traits d'' en tiret cadratin. Par exemple, si vous tapez :

Ceci est à moi--pas à vous.

Word convertit les traits d'' en tiret cadratin dès que vous appuyez sur la barre d''espacement après avoir tapé pas. Le texte devient alors

Ceci est à moi—pas à vous.

Pour entrer un signe moins (-), la procédure est similaire mais vous devez entrer des espaces. Tapez un mot suivi d''un espace puis d''un trait d''. (Vous pouvez en fait taper deux traits d'' si vous avez conservé vos vieilles habitudes de Word 95 : cette opération fonctionne aussi.) Tapez le trait d'' avec un autre espace, puis tapez le mot suivant. Par exemple, si vous tapez :

1990 - 1997

Word remplace le trait d'' par un signe moins (-) dès que vous appuyez sur la barre d''espacement après avoir tapé 1997. Votre texte prend alors l''aspect suivant :

1990 – 1997

Annulations occasionnelles

De temps en temps, vous pouvez, si vous le désirez, annuler l''un de ces remplacements automatiques. Par exemple, si vous avez besoin de faire spécifiquement référence à un caractère de type guillemet droit, vous ne souhaitez pas que Word le remplace par un guillemet français, mais Word est configuré pour le faire. Il vous suffit d''appuyer sur le bouton Annuler () ou sur [CTRL]Z pour annuler l''action la plus récente (dans ce cas, la conversion du guillemet droit en guillemet français). Word restaure ensuite le caractère original qui est un guillemet droit. L''utilisation de la fonction d''annulation fonctionne pour tous les caractères mentionnés ici.

Remarques

Si vous ne souhaitez pas que Word insère des caractères automatiquement mais que vous avez besoin d''insérer un symbole particulier dans certaines circonstances, vous pouvez désactiver les fonctions automatiques et insérer des symboles lorsque vous en avez besoin. Word met à votre disposition des raccourcis clavier pour chaque marque de ponctuation étudiée ici. Le tableau A fournit une liste des caractères et raccourcis que vous pouvez utiliser pour insérer ces caractères dans un document. Notez que la touche ` (qui fait partie du raccourci pour les guillemets) se trouve à gauche de la touche 1 de votre clavier.

Microsoft Word dispose de nombreux assistants qui vous permettront de vous guider durant votre travail. L’un de ceux-ci vous propose de vous guide pour l’écriture de vos lettres et courriers. Pour ce faire, cliquez sur le menu Outils et choisissez Assistant courrier. Une boîte de dialogue composée de plusieurs onglets s’ouvre. Plusieurs options vous sont proposées : format de la date, en-tête et pied de page, utilisation de modèles et de styles de lettre. Vous pouvez également définir l’adresse de destination et les mentions administratives.

(Source : Microsoft France)

Nous allons débuter ce dossier consacré à la rédaction de lettres par la découverte de l''Assistant Courrier. Microsoft Word propose une bibliothèque de lettres types aux standards français. Choisissez le modèle qui vous convient et remplacez le texte donné en exemple par le vôtre.

Une lettre doit respecter la tradition tout en exprimant la personnalité de celui qui écrit. Microsoft Word propose pour vous guider un assistant et six modèles de lettres. Pour les utiliser :
Cliquez dans le menu Fichier, puis sur la commande Nouveau. Une boîte de dialogue s''affiche alors. Elle se compose de plusieurs onglets : Général, Mémos, Rapports, Lettres et télécopies…
Cliquez sur l''onglet Lettres et télécopies
Choisissez entre ouvrir L''assistant Courrier ou un des six modèles de lettre proposés. L''assistant passe en revue les us et coutumes, mais ne génère pas une lettre réellement utilisable. Vous pouvez aussi double-cliquer directement sur un des modèles français.
Une fois le modèle ouvert, il ne reste qu''à compléter l''ébauche de lettre qui s''affichera.
Pour obtenir un exemple de lettre, double-cliquez sur l''enveloppe qui apparaît à l''intérieur du modèle.

Les modèles de lettre correspondent aux formes les plus couramment rencontrées. Chaque modèle possède un style qui doit s''accorder avec l''objet de la lettre, la personnalité du destinataire et aussi celle de l''expéditeur. Afin de vous aider dans le choix du modèle, pour que le message à transmettre s''accorde avec la forme, nous vous proposons une présentation des trois modèles français de base fournis pas Microsoft Word.

Lettre Professionnelle : Le texte est presque centré par rapport aux marges ; c''est la forme la plus classique, celle qui donne une impression d''équilibre et de stabilité. On peut la définir comme forme neutre, celle qui ne vous fera pas remarquer. Ce format est adapté aux correspondances amicales.

Lettre élégante : Par rapport à la lettre professionnelle, l''adresse de l''expéditeur est déplacée en bas de page. Cela assoit la lettre et augmente la stabilité, ce qui donne par là même un aspect plus officiel.

Lettre contemporaine : Le texte est décalé vers la droite. Le décalage entraîne un déséquilibre de la composition qui donne une impression de mouvement ; c''est la forme la plus dynamique, celle qu''emploie la plupart des entreprises. Utilisez ce modèle pour donner un aspect professionnel à vos courriers, surtout s''ils sont à usage commercial.

Afin d''éviter d''avoir à passer par le menu Fichier / Ouvrir, vous pouvez dérouler directement le menu Fichier et choisir parmi les 4 derniers fichiers utilisés. Word vous donne ainsi accès plus rapide à vos documents. Si vous souhaitez augmenter le nombre de fichiers affichés, vous cliquez sur Outils, puis Option, et sélectionnez l''onglet Général. En face de " derniers fichiers utilisés ", vous pouvez augmenter la valeur jusqu''à 9 fichiers visibles.

(Source : Microsoft France)

La matrice suivante permet de savoir ce qui se produit lorsque vous ouvrez un fichier créé avec une version différente de Microsoft Office.

Combien de versions de votre curriculum vitae vous sont nécessaires ? À notre époque, la réponse est plusieurs. Avec la technologie qui permet de partager très facilement des fichiers électroniques, il est essentiel sur le marché du travail d''aujourd''hui de disposer de plusieurs versions électroniques de son curriculum vitae, prêtes à être envoyées.

Vous disposez certainement d''une version imprimée de votre curriculum vitae enregistrée dans un format facilement échangeable, tel que Word ou PDF (Portable Document Format). Vous avez probablement également une version enregistrée au format texte seul, prête à être utilisée pour répondre aux offres d''emplois acceptant uniquement les curriculum vitae électroniques insérés dans le corps d''un message électronique par exemple. Mais ce que vous devriez songer à préparer, c''est une version en ligne de votre curriculum vitae sur le World Wide Web. Où, sinon à cet endroit, quelqu''un pourrait-il prendre connaissance de la dernière version de votre curriculum vitae à tout moment, sans que vous n''ayez à l''envoyer ?

Si vous n''avez pas encore créé de version Web de votre curriculum vitae, peut-être est-ce parce qu''à vos yeux il s''agit d''un exercice frustrant. Il est alors temps de reconsidérer la chose. Aujourd''hui, même si vous ne rêvez pas en langage HTML (HyperText Markup Language), vous pouvez créer une page Web très facilement. À l''aide des fonctionnalités de création de pages Web de Microsoft® Word 97, et peut-être d''une ou deux astuces en plus, votre curriculum vitae peut être aussi beau en ligne que sur papier. Cet article montre simplement combien il est facile d''arriver à un tel résultat.

La Toile du monde

Vous pouvez passer autant de temps que vous le souhaitez à créer votre curriculum vitae en ligne pour le Web. Le plus facile est d''utiliser un éditeur HTML WYSIWYG, tel que Microsoft FrontPage® ou les modèles Word 97 inclus dans la Mise à jour des outils de création de pages Web de Word 97. Mais si vous préférez convertir la version imprimée de votre curriculum vitae, la suite vous intéresse. Vous voudrez comprendre les principes de base du Web. Et, même s''il ne faut pas être un expert du langage HTML, en connaître les bases peut vous aider.

Avant de commencer, il serait bon que votre curriculum vitae imprimé soit fin prêt à être envoyé. Vous pourrez ainsi vous consacrer à la mise en page et non au contenu de votre curriculum vitae en ligne et vous pourrez joindre la version imprimée en tant que fichier téléchargeable. Si vous souhaitez de l''aide pour créer la version imprimée de votre curriculum vitae, Word 97 propose trois modèles avec l''Assistant C.V.

Il serait également préférable que vous ayez décidé de quelle manière vous allez transférer votre curriculum vitae en ligne sur le Web, dans la mesure où la méthode que vous allez choisir peut influencer vos choix de conception. Par exemple, si vous envisagez d''envoyer votre curriculum vitae à un service de base de données de curriculum vitae, vous voudrez vérifier leurs exigences. Peut-être demanderont-ils à ce que votre curriculum vitae soit lisible par des navigateurs Web texte seul. Le cas échéant, votre curriculum vitae ne pourra pas inclure certaines fonctionnalités de mise en page, telles que des tableaux, des images ou un arrière-plan.

Vous pouvez facilement créer deux versions de votre curriculum vitae en ligne : une qui inclut les fonctionnalités de mise en page prises en charge par les navigateurs les plus répandus, et une qui prend en charge les navigateurs texte seul pour les bases de données de curriculum vitae et les formulaires d''enregistrement prenant en charge peu ou pas de fonctionnalités de mise en forme.

Adaptation de votre curriculum vitae pour le Web

Vos options de mise en forme en tête, vous êtes fin prêt à revoir la version imprimée de votre curriculum vitae et à apporter quelques ajustements pour sa version en ligne. À ce stade, vous ne devez pas oublier que le format de fichier utilisé pour votre curriculum vitae en ligne prend en charge moins de fonctionnalités de mise en page que le format Word utilisé pour créer votre curriculum vitae imprimé.

Tout n''est pas perdu pourtant. Vous pouvez modifier la mise en page de votre curriculum vitae en ligne pour compenser les fonctionnalités non prises en charge. Et vous pourrez profiter de fonctionnalités supplémentaires, comme les liens hypertexte, qui tirent profit du Web.

Présentation de HTML : la langue du Web
Créer une version en ligne de votre curriculum vitae n''est ni plus ni moins qu''enregistrer votre curriculum vitae créé dans Word 97 au format HTML. Un fichier HTML est simplement un fichier texte seul contenant du code HTML, également appelé balises (voir l''illustration 1). Ce sont ces balises HTML qui indiquent à un navigateur Web de quelle manière votre page doit apparaître à l''écran et où il doit vous emmener lorsque vous cliquez sur un lien.

Illustration 1 Les balises HTML contiennent du code HTML delimité par des crochets ( < > )

Le language HTML prend en charge peu de fonctionnalités de mise en page ; ainsi les pages Web sont chargées rapidement sur Internet. Si vous savez ce qui peut être facilement converti en HTML, vous vous éviterez bien des déceptions et économiserez du temps. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités de mise en page de base, telles que le style gras, le texte centré et les tableaux dans votre document HTML, mais pas toutes les fonctionnalités de mise en page conçues pour les documents imprimés et disponibles dans les programmes de traitement de texte et de mise en page. Vous pouvez contourner un grand nombre de ces limites en utilisant les fonctionnalités disponibles dans HTML, telles que les tables ou les images, pour créer le même effet.

Adieu aux mises en forme fantaisistes

Si vous avez mis en forme votre curriculum vitae imprimé avec des fonctionnalités autres que celles de mise en page de base, vous voudrez trouver d''autres solutions. Vous pouvez éliminer certains éléments de mise en forme, tels que l''espace avant et après les paragraphes, ou créer le même effet à l''aide d''un tableau ou d''une image. Même si vous n''avez utilisé que les fonctionnalités de mise en page de base, vous voudrez peut-être tout de même apporter quelques modifications. Par exemple, si vous avez utilisé le style souligné, utilisez plutôt le style gras ou italique, car le texte souligné sur le Web représente un lien vers un autre emplacement. (Vous ne voudriez pas décevoir un employeur potentiel qui, après avoir cliqué sur un texte souligné, découvre qu''il n''y a rien derrière.)

Et n''oubliez pas de vérifier vos polices. Comme dans les documents imprimés, vous voudrez limiter le nombre de polices utilisées. En outre, selon les polices spécifiques utilisées dans votre document, vous voudrez peut-être aller plus loin et les modifier pour utiliser une police installée sur la plupart des ordinateurs, telles que Arial, Helvetica, Times New Roman ou Times. Une fois votre curriculum vitae en ligne converti, vous pouvez choisir au mieux les polices utilisées.

Ajustement des différences d''alignement du texte

Dans la mesure où le langage HTML ne prend pas en charge les tabulations, Word convertit les tabulations en espaces lorsque vous enregistrez un document au format HTML. Observez l''alignement du texte dans le document. Si le texte est aligné avec des tabulations, vous devez faire un choix pour votre document en ligne : soit vous ajustez la mise en forme de sorte qu''elle ne dépende pas des tabulations, soit vous utilisez un tableau.
 

Lorsque le texte de votre curriculum vitae figure dans un tableau, vous pouvez créer l''illusion d''un texte aligné à l''aide de tabulations, ainsi que l''illusion de marges et de colonnes. Dans un document HTML, de la même manière que dans un document Word, vous pouvez fusionner les cellules pour aligner le texte comme vous souhaitez et vous pouvez appliquer différents attributs de mise en forme au texte de chaque cellule.

Placer le texte de votre curriculum vitae dans un tableau présente deux avantages. Vous pouvez attribuer une marge de gauche à votre page Web et vous pouvez contrôler la limite droite du texte dans une fenêtre de navigateur Web.
 

Jouez le Web jusqu''au bout : ajoutez des liens hypertexte

Lorsque vous enregistrez vos documents au format HTML, Word convertit les liens hypertexte que vous avez ajoutés dans votre document Word en code HTML approprié. Si vous pouvez établir un lien avec des informations connexes sur le Web, informations qui pourraient intéresser un éventuel employeur, telles que des exemples de votre travail ou la page d''accueil d''une entreprise pour laquelle vous avez travaillé, ajoutez un lien hypertexte vers ces pages Web dans votre document Word.

Pour votre adresse électronique, créez un lien hypertexte mailto pour qu''il soit facile de vous contacter. Si une personne clique sur ce lien, de nombreux navigateurs ouvriront une nouvelle fenêtre de message électronique qui vous est déjà adressée. Vous voudrez peut-être indiquer une nouvelle fois ce lien à la fin de votre page. Un employeur potentiel pourrait alors vous contacter après avoir terminé la lecture de votre curriculum vitae, sans devoir retourner en haut de votre page.

Pour créer votre propre lien hypertexte dans Word, sélectionnez le texte que vous souhaitez lier. Dans le menu Insertion, cliquez sur Lien hypertexte (CTRL+K). Dans la zone de texte Fichier ou URL, entrez le chemin d''accès du fichier ou de la page Web avec laquelle vous souhaitez établir un lien, puis cliquez sur OK. Pour entrer le chemin d''une adresse électronique, tapez mailto: suivi de l''adresse électronique. Par exemple, dans la zone de texte Fichier ou URL, tapez mailto:quelqu''un@microsoft.com.

Il serait également intéressant d''inclure un lien de téléchargement pour votre fichier de curriculum vitae imprimé. De cette manière, si des employeurs potentiels souhaitent imprimer ou distribuer une copie de votre curriculum vitae, ils peuvent télécharger le fichier fourni. Non seulement vous savez que l''impression sera belle, mais vous économiserez du papier.

Pour la version téléchargeable de votre curriculum vitae imprimé, veillez à ce que les polices puissent être imprimées correctement. Utilisez les polices généralement installées ou incorporez les polices utilisées dans le fichier. Pour incorporer les polices TrueType dans un document Word, cliquez sur Options dans la boîte de dialogue Enregistrer sous et activez la case à cocher Incorporer les polices TrueType. Pour plus d''informations, consultez la rubrique d''aide "Incorporation des polices TrueType dans un document".

Conversion de votre curriculum vitae au format HTML

Maintenant que vous avez ajusté votre document imprimé pour le Web, vous pouvez le convertir en document en ligne. Pour ce faire, cliquez sur Enregistrer au format HTML dans le menu Fichier ou sélectionnez Document HTML (*.htm, *.html, *.htx) dans la liste Type de fichier de la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Si le type de fichier Document HTML (*.htm, *.html, *.htx) n''apparaît pas dans la liste de la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous devrez installer le composant Création de page Web HTML inclus dans Word. De la même manière, la commande Enregistrer au format HTML est ajoutée au menu Fichier lorsque vous installez la Mise à jour des outils de création de pages Web.

Lorsque Word enregistre votre document curriculum vitae au format HTML, il ajoute les balises HTML nécessaires pour que votre document soit une page Web, ainsi que celles qui permettent d''afficher votre document en ligne dans un navigateur Web de la même manière que votre document papier. Il convertit également de nombreux caractères spéciaux en un code qui permet aux navigateurs Web d''afficher ces caractères dans différents systèmes d''exploitation. Par exemple, il convertit les espaces insécables par le code équivalent &nbsp; dans votre document HTML.

Derniers ajustements avant la diffusion

Après avoir enregistré votre document Word au format HTML, fermez-le, puis rouvrez-le pour vous assurer que toutes les modifications de mise en forme sont appliquées. Si vous observez des problèmes évidents de mise en page, résolvez-les dans Word. Ensuite, vérifiez votre document en ligne dans un navigateur Web, ou mieux, dans plusieurs. Au minimum, vérifiez votre document dans les navigateurs les plus populaires, Microsoft Internet Explorer et Netscape Navigator. Pensez également à visualiser votre document en ligne avec différentes polices et tailles par défaut sélectionnées dans votre navigateur. Vous pourrez ainsi vous assurer que votre document est toujours parfait même si votre texte doit passer à la ligne suivante.

Si vous souhaitez afficher ou modifier le code HTML de votre document en ligne, et que vous avez installé la Mise à jour des outils de création de pages Web, cliquez tout simplement sur Code source HTML dans le menu Affichage. (Pour revenir à l''affichage original de votre document en ligne, cliquez sur Quitter le code source HTML dans le menu Affichage.) Si la Mise à jour des outils de création de pages Web n''est pas installée, vous pouvez afficher ou modifier le code HTML de votre document en l''ouvrant dans WordPad ou dans le Bloc-notes. Vous pouvez également l''ouvrir en tant que fichier texte seul dans Word en remplaçant l''extension de nom de fichier .htm par .txt.

Observez vos polices
Même si vous pouvez spécifier les polices dans un document HTML, vous n''êtes jamais sûr qu''elles seront affichées sur le Web. Pour garantir que votre curriculum vitae en ligne est toujours parfait, jouez la sécurité tout en étant judicieux : Pariez sur les polices les plus courantes (celles qui sont installées sur la plupart des ordinateurs) ou utilisez une image.

Dans HTML, vous pouvez spécifier une hiérarchie de polices pour le texte, de telle sorte que si la première police n''est pas disponible sur le navigateur Web, la seconde est utilisée, etc. Par exemple, si vous souhaitez utiliser une police sans serif pour donner du contraste à vos en-têtes, indiquez "Arial, Helvetica, Geneva" de manière à ce que le navigateur recherche ces polices dans l''ordre indiqué. Il y a de fortes chances que l''une d''elles soit trouvée puisque la police Helvetica est installée avec les systèmes d''exploitation Windows, UNIX et Macintosh ; Arial avec Windows et Geneva avec Macintosh. Si aucune police n''est trouvée, le navigateur utilise sa police par défaut.

Pour connaître les polices spécifiées dans votre curriculum vitae en ligne, ouvrez-le comme fichier texte et recherchez l''attribut FACE systématiquement inclus dans la balise FONT. Par exemple :

<FONT FACE="Garamond">Représentants seniors</FONT>

Si l''attribut FACE n''apparaît pas dans une partie de votre texte, ce texte utilise la police par défaut du navigateur. Si cet attribut apparaît, mais que vous souhaitez afficher le texte dans la police par défaut du navigateur, supprimez l''attribut FACE et sa valeur (FACE="nom de la police"). Si vous souhaitez spécifier une hiérarchie de polices plutôt qu''une seule police, remplacez la valeur de FACE par la valeur de votre choix (par exemple, "Garamond" par "Arial, Helvetica, Geneva").

Vérifiez votre mise en forme
Si un caractère étrange est affiché à la place d''un caractère spécial que vous avez utilisé, vous devrez utiliser un autre caractère ou le remplacer par son équivalent code dans votre document HTML. En outre, si une partie de la mise en forme de votre texte n''apparaît pas correctement dans un navigateur, vous devrez sans doute inspecter les balises HTML pour découvrir ce qui se passe. Pour obtenir de l''aide sur les balises HTML de votre document en ligne, consultez les guides HTML sur le Web.

Pour les plus audacieux

Pour fignoler encore davantage la mise en page de votre curriculum vitae en ligne, ajoutez une image, telle qu''un logo ou un arrière-plan. Cependant, gardez en mémoire que plus vous ajoutez d''images, y compris une image d''arrière-plan, à votre page, plus votre document sera long à s''afficher dans votre navigateur Web. (Un employeur potentiel pourrait ne pas avoir le temps ni la patience d''attendre. Pensez-y avant d''utiliser ces options.) Évitez d''utiliser des fichiers d''image supérieurs à 30 Ko.

Si vous ajoutez une image à votre curriculum vitae en ligne, Word ajoute les balises HTML nécessaires à votre document lorsque vous l''enregistrez au format HTML. Word enregistre des copies des images que vous importez au format GIF dans le dossier contenant votre document HTML et les nomme Image1, Image2, etc. Conservez-les dans le même dossier et ne les renommez pas au risque de rompre le lien de votre fichier HTML qui pointe vers eux.

Ajoutez un arrière-plan
Pour ajouter une couleur d''arrière-plan à votre document en ligne, cliquez sur Arrière-plan dans le menu Format, puis sélectionnez la couleur de votre choix. Pour sélectionner une image d''arrière-plan, cliquez sur Motifs et textures, puis cliquez sur l''onglet Texture.

Si vous ajoutez une couleur d''arrière-plan ou une image, assurez-vous que le texte reste lisible. (Pour afficher l''arrière-plan dans la version Word de votre curriculum vitae, utilisez l''affichage Lecture à l''écran.)

Ajoutez une image
Si vous souhaitez utiliser un effet typographique différent, vous pouvez remplacer le texte par une image. Vous souhaiterez peut-être, par exemple, utiliser une police de script différente pour vos en-têtes, mais vous savez que très peu de personnes disposent de cette police. Ou bien, vous souhaiterez peut-être utiliser l''image d''un triangle pointant à droite plutôt que les puces normales.

Après avoir trouvé ou créé l''image que vous souhaitez utiliser, insérez-la dans votre document. Pour ce faire, dans Word, pointez sur Image dans le menu Insertion, puis cliquez sur Images de la bibliothèque ou sur À partir du fichier.

Tant que vous y êtes...

Avec une seule commande de Word, vous pouvez convertir votre document imprimé en document en ligne. Cependant, vous devrez sans doute faire quelques ajustements. C''est pourquoi plus vous connaîtrez le langage HTML, plus vous serez à même de faire ces ajustements. Pour trouver des idées d''ajustements possibles de votre document en ligne, recherchez des curriculum vitae rédigés par d''autres personnes sur le Web. Notez les attributs qui vous ont plu, comme ceux qui ne vous ont pas plu, pour les adapter à votre curriculum vitae. Vous pourriez même trouver une solution encore meilleure à un problème épineux de mise en page.

(Source : Microsoft France)

Pour indiquer le nombre de colonnes, sélectionnez le texte, ou bien cliquez sur la partie que vous voulez formater. En mode Page, cliquez dans la barre d''outils Standard sur Colonnes, puis faites glisser le pointeur de la souris pour sélectionner le nombre de colonnes souhaitées. Vous pouvez également passer par le menu Format / Colonnes.

(Source : Microsoft France)

En cliquant sur le bouton Insérer un tableau, vous pouvez insérer rapidement et facilement un tableau standard dans Microsoft® Word. Un tableau standard est constitué d''un nombre identique de cellules sur chaque ligne et dans chaque colonne. Cependant, tous les tableaux que vous aurez à définir ne seront pas forcément aussi réguliers. Vous pouvez avoir besoin d''un tableau composé de deux lignes dans une colonne, de quatre lignes dans une autre et de huit lignes dans la suivante. Le nombre de colonnes nécessaires peut également être différent sur certaines lignes ou parties de lignes. L''outil de dessin de tableau de Word constitue le meilleur moyen de configurer des tableaux sortant de l''ordinaire.

Avec l''outil de dessin de tableau, il vous suffit de dessiner des lignes à l''endroit où vous voulez insérer des colonnes et des lignes. Avec ce même outil, vous pouvez effacer des bordures ou en dessiner d''autres dans une couleur différente. Vos exercices, pour cette nouvelle étape, consisteront à dessiner des tableaux inhabituels, à vous entraîner à supprimer des limites et des bordures de cellules et à changer la couleur de certaines bordures.

Dessin du contour d''un tableau

Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton Dessiner un tableau de la barre d''outils Tableaux et bordures pour dessiner le contour d''un tableau.

1. Si la règle n''est pas visible, cliquez dans le menu Affichage sur Règle pour l''afficher.
2. Repérez l''en-tête "Liste des produits" à la page 4 de ce rapport.
3. Faites défiler la fenêtre vers le haut jusqu''à ce que l''en-tête "Liste des produits" apparaisse juste sous la règle.
4. Dans la barre d''outils Standard, cliquez sur le bouton Tableaux et bordures.

   

   Word affiche la barre d''outils Tableaux et bordures qui correspond à l''illustration suivante.

   

5. Le bouton Dessiner un tableau est activé. Le pointeur de la souris apparaît alors sous la forme d''un crayon. Positionnez le pointeur en forme de crayon juste à gauche du premier paragraphe vide, sous l''en-tête "Listes des produits".

   Utilisez les règles verticales et horizontales pour vous guider dans les mesures utilisées dans l''étape suivante.

6. Faites glisser votre pointeur d''environ 6 centimètres vers le bas et 10 centimètres vers la droite pour dessiner le contour du tableau.

   Maintenant que le contour du tableau est tracé, dessinez les lignes.

Dessin de lignes et de colonnes dans le tableau

Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton Dessiner un tableau de la barre d''outils Tableaux et bordures pour tracer des lignes et des colonnes dans le tableau.

Remarque Une fois le contour du tableau dessiné, le bouton Dessiner un tableau de la barre d''outils Tableaux et bordures doit être toujours activé. (Lorsque le bouton Dessiner un tableau est activé, il apparaît comme "enfoncé".) Cliquez dessus pour l''activer s''il n''apparaît pas enfoncé.

Dessin de lignes dans le tableau
Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton Dessiner un tableau de la barre d''outils Tableaux et bordures pour tracer des lignes à l''intérieur d''un tableau. Utilisez la règle verticale pour vous guider dans les mesures nécessaires pour l''étape suivante.

1. Positionnez le pointeur en forme de crayon de la souris sur la bordure gauche du tableau, à environ 1 centimètre sous la bordure supérieure du tableau.
2. Faites glisser le pointeur vers la droite du tableau pour tracer un trait délimitant une ligne.
3. En utilisant la même procédure qu''aux étapes 1 et 2, tracez des limites de lignes à environ 2,5 centimètres, 4 centimètres et 5 centimètres sous la limite supérieure du tableau.

Votre tableau doit maintenant comporter cinq lignes d''un centimètre de hauteur, comme dans l''illustration suivante.

Vous pouvez maintenant ajouter des colonnes à ce tableau.

Dessin de colonnes dans le tableau
Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton Dessiner un tableau dans la barre d''outils Tableaux et bordures pour tracer des colonnes dans le tableau. Utilisez la règle horizontale pour vous guider dans les mesures nécessaires pour l''étape suivante.

1. Positionnez le pointeur en forme de crayon de la souris sur la bordure supérieure du tableau, à environ 2 centimètres à droite de la bordure gauche du tableau.
2. Faites glisser le pointeur vers le bas du tableau pour tracer un trait délimitant une colonne.
3. En utilisant la même procédure qu''aux étapes 1 et 2, tracez des limites de colonne à environ 3 centimètres et 9 centimètres de la droite de l''extrémité gauche du tableau.
4. Votre tableau doit maintenant avoir quatre colonnes et cinq lignes, comme dans l''illustration suivante.

Vous pouvez maintenant ajouter des lignes supplémentaires au tableau.
 

Dessin de lignes supplémentaires dans le tableau
Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton Dessiner un tableau dans la barre d''outils Tableaux et bordures pour tracer des lignes supplémentaires dans le tableau.

1. Positionnez le pointeur en forme de crayon de la souris sur la bordure entre la colonne 1 et la colonne 2 à mi-chemin vers le bas de la ligne 2.
2. Faites glisser le pointeur vers la droite du tableau pour tracer une limite de ligne pour les colonnes 2, 3 et 4.
3. Utilisez la même procédure que celle utilisée aux étapes 1 et 2 pour tracer une limite de ligne divisant en moitiés les lignes 3 et 4 des colonnes 2, 3 et 4.
4. Utilisez la même procédure que celle utilisée aux étapes 1 et 2 pour tracer deux limites de ligne divisant en tiers la ligne 5 des colonnes 2, 3 et 4.

Le tableau doit maintenant correspondre à l''illustration suivante.

Vous pouvez désormais compléter votre tableau.

Ajout de texte au tableau

Pour vous aider à comprendre la suite des exercices, complétez le tableau avec le texte affiché dans l''illustration suivante.

Vous pouvez maintenant effacer certaines limites de cellules afin de transformer plusieurs cellules en une seule.

Suppression d''une limite de cellule

Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton Gomme de la barre d''outils Tableaux et bordures pour effacer les limites de ligne et de colonne qui ne sont pas nécessaires. Lorsque vous effacez une limite de ligne ou de colonne, Word joint les cellules attenantes. Si ces cellules contiennent des informations, Word fusionne le contenu des cellules réunies dans la cellule résultante. Word sépare le contenu des cellules réunies par des marques de paragraphe.

1. Dans la barre d''outils Tableaux et bordures, cliquez sur le bouton Gomme pour l''activer.

   
   
   Remarque Lorsque le bouton Gomme est activé, il apparaît "enfoncé". Si le bouton n''est pas activé, il apparaît plat. Lorsque le bouton Gomme est activé, le pointeur de la souris apparaît sous la forme d''une gomme.

2. Faites glisser le pointeur en forme de gomme le long de la bordure entre les lignes Habit et Chanvre dans la colonne Prix.
3. Faites glisser le pointeur en forme de gomme le long de la bordure entre les lignes Chanvre et Tissus à mailles dans la colonne Prix.
4. Faites glisser le pointeur en forme de gomme le long de la bordure entre les lignes Poche et Grande impression dans la colonne Nom.

Votre tableau doit maintenant ressembler à l''illustration suivante.

Vous pouvez maintenant vous exercer à supprimer une bordure sans supprimer de limite de cellule.

Suppression de la bordure d''une cellule

Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton Bordure de la barre d''outils Tableaux et bordures pour supprimer une bordure entre des cellules. La suppression d''une bordure n''entraîne pas la suppression de la limite de la cellule. Les deux cellules restent séparées mais la bordure n''est pas visible.

1. Sélectionnez les trois cellules de la colonne Noms pour les lignes Habit, Chanvre et Tissus à mailles.
2. Dans la barre d''outils Tableaux et bordures, cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton Bordure extérieure.

   

3. Dans la palette qui s''affiche sous le bouton, cliquez sur le bouton Bordure horizontale intérieure.

   

Les bordures entre les trois lignes de la colonne Nom apparaissent maintenant en gris pâle. Ces lignes grises indiquent des limites de cellule (grille). Essayez maintenant de changer la couleur de certaines bordures de cellule.

Changement de la couleur des bordures de cellule

Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton de Couleur de la bordure de la barre d''outils Tableaux et bordures pour changer la couleur d''une bordure de cellule.

1. Dans la barre d''outils Tableaux et bordures, cliquez sur le bouton Couleur de la bordure.

   
   
   

2. Dans la palette de couleurs qui apparaît, cliquez sur le bouton Rouge.

   Le pointeur de la souris se transforme en crayon, tout comme lorsque vous activez le bouton Dessiner un tableau de la barre d''outils Tableaux et bordures. Notez que le bouton Dessiner un tableau est maintenant activé.
   
   
    

3. Faites glisser le pointeur en forme de crayon le long de la bordure, tout en haut de la ligne Jouets, du bord de la colonne Style jusqu''à la bordure latérale droite du tableau.
4. Faites glisser le pointeur en forme de crayon le long de la bordure, du côté droit de la colonne Rubrique, du haut de la ligne Jouets jusqu''à la bordure inférieure du tableau.
5. Dans la barre d''outils Tableaux et bordures, cliquez sur le bouton Dessiner un tableau pour retrouver le pointeur normal de la souris.

Changement de l''ombrage de certaines cellules

Dans cet exercice, vous utiliserez le bouton Couleur de la trame de fond de la barre d''outils Tableaux et bordures pour changer la couleur de certaines cellules du tableau.

1. Sélectionnez la première ligne du tableau.
2. Dans la barre d''outils Tableaux et bordures, cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton Couleur de la trame de fond.



3. Dans la palette de couleurs qui apparaît, cliquez sur le bouton Bleu-vert.
4. Sélectionnez la première colonne du tableau.
5. Dans la barre d''outils Tableaux et bordures, cliquez sur le bouton Couleur de la trame de fond.
6. Dans la barre d''outils Standard, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les modifications du rapport.

(Source : Microsoft France)

Vous êtes du genre créatif et vos idées sortent de l''ordinaire. Vos envois postaux ne rentrent donc pas toujours dans des enveloppes standard. Vous avez créé des papiers à lettre uniques et personnalisés afin que les superbes messages professionnels que vous postez sortent du lot.

Vous utilisez toujours des étiquettes d''adresse autocollantes, vous écrivez l''adresse à la main sur chaque enveloppe ou imprimer les adresses directement sur vos enveloppes personnalisées vous paraît trop difficile : Microsoft® Word&nbsp97 a la solution à votre problème.

Si les formes et les tailles de vos enveloppes sont aussi diverses que variées, vous devez être probablement fatigué d''entrer toutes les informations de configurations correspondantes. Pourquoi ne sauvegarderiez-vous pas ces paramètres spécifiques afin de pouvoir imprimer les enveloppes facilement sans avoir à répéter ce processus à chaque fois ?

Il vous faut tout d''abord poser des limites à votre créativité : vos enveloppes personnalisées doivent avant tout respecter les restrictions imposées par les services postaux. Si une enveloppe est trop petite, le facteur ne peut pas la distribuer. En outre, n''oubliez pas que les services postaux doivent trier manuellement les enveloppes de taille non standard et que cette opération prend plus de temps.

Dimensions des enveloppes acceptées par les services postaux américains

Dans le menu Outils, cliquez sur Enveloppes et étiquettes. Après avoir entré tous les paramètres de l''enveloppe et l''adresse, cliquez sur Ajouter au document. Vous pouvez maintenant imprimer, éditer et sauvegarder votre enveloppe. La prochaine fois, vous aurez juste à ouvrir le document avec les paramètres d''enveloppe personnalisée adéquats, à entrer une nouvelle adresse, puis à cliquer sur Imprimer.

Cette méthode vous permet de conserver les paramètres des enveloppes ou des étiquettes. Utilisez des noms de fichier évocateurs pour retrouver plus facilement l''enveloppe que vous recherchez !

(Source : Microsoft France)

Si vous souhaitez numéroter les lignes d’un texte sous Microsoft Word, par exemple pour donner des repères à un document qui sera lu par plusieurs personnes, il vous suffit de cliquer sur le menu Fichier, de faire apparaître l’option Mise en page, et de sélectionner l’onglet Disposition. Cliquez sur le bouton Numérotation des lignes, puis cochez l’option Ajouter la numérotation.

(Source : Microsoft France)

Comme à l’intérieur de n’importe quelle application Office, vous pouvez utiliser un raccourci clavier extrêmement pratique : CTRL + F6. Tout comme il est facile d’utiliser la combinaison de touches ALT + TAB pour passer d’une application ouverte à une autre sous Windows 95, vous pouvez passer d’un document ouvert à un autre sous une même application, grâce à CTRL + F6.

(Source : Microsoft France)

Nature du problème
Lorsque vous ouvrez un document Microsoft® Word 97 contenant un graphique ou lorsque vous insérez ou collez un graphique dans un document, ce graphique n''apparaît pas.
 

Origine du problème
Les causes de ce problème sont multiples. Lorsque vous insérez dans un document un graphique comme, par exemple, image clipart, un fichier graphique ou un objet Word Art, Word 97 insère le graphique en tant qu''image flottante sur une couche de dessin. Vous pouvez positionner une image flottante où vous voulez dans votre document, ainsi que devant ou derrière d''autres éléments. Si l''image flottante a été déplacée vers une autre page ou si elle se trouve derrière un élément, elle peut être cachée. Les images flottantes sont également cachées lorsque l''option d''affichage des dessins est désactivée ou si vous êtes en mode d''affichage Normal, Plan ou Document maître. Word 97 affiche les éléments sur une couche de dessin, y compris les images flottantes, uniquement en mode d''affichage Lecture à l''écran ou Page.

En revanche, les images associées au texte sont positionnées dans le texte à leur point d''insertion et elles se comportent comme des caractères de texte. Word place les caractères de texte (y compris les images associées au texte) sur la couche de texte et ces éléments apparaissent dans tous les modes d''affichage.

Word 97 mis à jour avec Service Release 1 (SR-1), ainsi que Word 95 version 7.0 et les versions précédentes, insèrent les objects comme des images associées au texte par défaut. Dans Word 97, l''option par défaut est l''insertion des graphiques en tant qu''images flottantes. Cette option ne peut pas être changée. Vous pouvez cependant insérer un objet en tant qu''image associée au texte. Toutefois, dans Word 97 mis à jour avec Service Release 1 (SR-1), vous pouvez changer l''option par défaut pour insérer des graphiques en tant qu''images flottantes.

Solution
Pour éviter ce problème, plusieurs possibilités s''offrent à vous :

• insérer de nouveaux graphiques en tant qu''image associée au texte.
• afficher les graphiques existants en sélectionnant l''option Affichage des dessins et en passant au mode d''affichage Page ou Lecture à l''écran.
• si vous voulez qu''un graphique apparaisse dans tous les modes d''affichage et s''il n''est pas nécessaire que d''autres éléments apparaissent devant ou derrière lui, changez-le en image associée au texte.

Pour insérer un graphique en tant qu''image associée au texte, procédez de l''une des manières suivantes :

• installez Microsoft Office 97 Service Release 1 (SR-1) afin que Word insère des graphiques en tant qu''images associées au texte.
• Lorsque vous insérez un graphique, dans la boîte de dialogue qui s''affiche, désactivez la case à cocher Dissocier du texte.

  Remarque Word 97 et Word 97 mis à jour avec Office 97 Service Release insèrent automatiquement un clipart et collent tous les graphiques en tant qu''image flottante. (Si vous importez un clipart dans un document en cliquant dans le menu Insertion sur Image, puis en cliquant sur Images de la logithèque, Word n''active pas la case à cocher Dissocier du texte de la boîte de dialogue affichée.)

Pour afficher des images flottantes dans un document Word

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
2. Cliquez sur l''onglet Affichage.
3. Activez la case à cocher Dessins.
4. Dans le menu Affichage, cliquez sur Page ou Lecture à l''écran.
5. Si le graphique n''apparaît pas, cherchez-le dans les autres pages de votre document ou derrière d''autres objets.

Pour changer une image flottante en image associée au texte

1. Sélectionnez le graphique.
2. Dans le menu Format, cliquez sur Image.
3. Cliquez sur l''onglet Position.
4. Désactivez la case à cocher Dissocier du texte, puis cliquez sur OK.

Nature du problème
Lorsque vous ouvrez un document Microsoft® Word 97 dans une version plus ancienne de Word, le document contient des caractères illisibles, Word n''arrive pas à ouvrir le fichier ou affiche un message d''erreur tel que :

• "Conversion Microsoft Word 97 : Mémoire saturée."
• "Microsoft Word Err = 1025 : Impossible d''ouvrir le document."
• "Conversion Microsoft Word 97 : Impossible de charger le filtre de conversion graphique. Continuer la conversion du document ?"

Origine du problème
Le format de fichier de Word 97 (version 8.0) pour Windows est différent du format de fichier reconnu par Word 95 (version 7.0) et Word 6.0 qui partagent, eux, le même format de fichier. Les différences entre ces formats empêchent Word 95 et Word 6.0 d''ouvrir des documents enregistrés au format Word 97.

Solution
Pour éviter ce problème, plusieurs possibilités s''offrent à vous :

• si vous enregistrez un document dans Word 97 suceptible d''être ouvert dans une version de Word plus ancienne, enregistrez-le au format Word 6.0/95.
• si vous utilisez Word 95 ou Word 6.0, installez le convertisseur d''importation Word 97 puis ouvrez le document Word 97.
• si vous utilisez Word 6.0 (ou Word 5.1) pour Macintosh, installez le convertisseur Word 97-98 d''importation (en anglais).
• si vous souhaitez seulement afficher et imprimer le document Word 97 à l''aide d''un ordinateur fonctionnant avec Windows, ouvrez le document Word 97 avec la Visionneuse Word 97.

Pour enregistrer un document Word 97 au format Word 6.0/95,

1. choisissez l''une des solutions suivantes :
   
   

   installez le nouveau convertisseur binaire Word 6.0/95 pour Word 97 ou Microsoft Office 97 Service Release 1 (SR-1) qui comprend le nouveau convertisseur. utilisez le convertisseur de Word 6.0/95 livré avec Word 97. (Les programmes d''installation de Word 97 et d''Office 97 installent ce convertisseur lorsque vous choisissez l''option d''installation Typique.) Remarque Le convertisseur binaire de Word 6.0/95 (Wrd6ex32.cnv, daté du 04/06/97, d''une taille de 1024 Ko) remplace le convertisseur de Word 6.0/95 livré avec Word 97 (Wrd6ex32.cnv, daté du 09/12/96, d''une taille de 19 Ko). Le nouveau convertisseur binaire de Word 6.0/95 enregistre les documents au format Word 6.0/95 en format (binaire) natif. Sinon, le convertisseur de Word 6.0/95, livré avec Word 97, enregistre les documents au format RTF (Rich Text Format). Les documents enregistrés au format natif sont plus petits que ceux enregistrés au format RTF.

2. Dans Word, enregistrez votre document au format Word 6.0/95. Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer sous..., puis, dans la liste Type de fichier, sélectionnez Word 6.0/95.

Pour ouvrir un document Word 97 dans Word 95 ou dans une version de Word encore plus ancienne :

• si vous utilisez Word 95 ou Word 6.0 pour Windows, installez le convertisseur d''importation de Word 97 (Wrd97cnv.exe) qui se trouve dans le dossier ValuPack sur les CD-ROM de Word 97 et d''Office 97.
• si vous utilisez Word 6.0 ou Word 5.1 pour Macintosh, installez le convertisseur d''importation de Word 97-98 (en anglais).
   
  

Vous risquez de perdre quelques attributs d''image avec la fonction d''enregistrement rapide de Word.
Extrait de Au coeur de Microsoft Office 97

Word 97 vous permet d''intégrer dans un document des images qui flottent au-dessus du texte ou qui sont associées au texte. Word met ainsi à votre disposition la flexibilité de cette possibilité de positionnement mais aussi une multitude d''outils permettant d''affiner le réglage de l''apparence de vos images. Vous pouvez, par exemple, régler le contraste et la luminosité des images insérées dans vos documents.

Tableau A : Boutons de la barre d''outils Image
Nom	Bouton
Contrôle de l''image
Contraste plus accentué
Contraste moins accentué
Luminosité moins accentuée

Malheureusement, si vous effectuez des changements dans une image associée au texte et si la fonction d''enregistrement rapide de Word est activée (par défaut), Word risque de ne pas enregistrer tous les réglages apportés à votre image. Bien que Word effectue un enregistrement rapide du redimensionnement et du rognage effectué sur une image associée au texte, cette application n''effectue pas toujours un enregistrement rapide des changements réalisés à l''aide des boutons de la barre d''outils Image fournis dans le tableau A.

En outre, Word n''effectue pas toujours un enregistrement rapide d''une couleur appliquée à une image associée à du texte.

Une fois que vous avez connaissance du problème, vous pouvez facilement l''éviter en désactivant l''option d''enregistrement rapide ou en convertissant vos images en images flottantes avant de modifier les attributs mentionnés. (Une fois que vous avez fini, vous pouvez convertir de nouveau ces images en images associées à du texte.)

Si vous décidez de désactiver l''option d''enregistrement rapide, dans le menu Outils, choisissez Options... et cliquez sur l''onglet Enregistrement affiché dans la figure A. Ensuite, désactivez la case à cocher Autoriser les enregistrements rapides et cliquez sur OK.

Si vous ne voulez pas désactiver les enregistrements rapides, mais vous voulez être sûr que Word conserve les modifications de votre image, vous pouvez convertir l''image en image flottante avant d''en ajuster l''apparence. Une fois que vous avez apporté les changements souhaités, il vous suffit de reconvertir l''image flottante en image associée au texte. Les enregistrements rapides suivants conserveront votre formatage intact.

Figure A Pour désactiver les enregistrements rapides, ouvrez l''onglet Enregistrement et désactivez la case à cocher Autoriser les enregistrements rapides afin d''annuler cette option.

(Source : Microsoft France)

Word vous permet de rechercher et de remplacer du texte, mais il vous donne aussi la possibilité de rechercher une mise en forme spécifique.
Recherche d''une mise en forme spécifique.
Dans le menu Edition, cliquez sur Rechercher. Si le bouton Format n''est pas affiché, cliquez sur Plus. Pour rechercher un texte possédant une mise en forme spécifique, tapez-le dans la zone Rechercher. Pour rechercher une mise en forme spécifique uniquement, supprimez le texte situé dans la zone Rechercher. Cliquez sur Format, puis cliquez sur les formats souhaités. Cliquez sur Suivant.

(Source : Microsoft France)

Même les travaux les plus intéressants finissent parfois par devenir un peu monotones. Vous venez de vous en rendre compte, alors que vous surfez tranquillement sur Internet, repoussant toujours plus le moment où il vous faudra enfin saisir cette lettre que votre directeur a demandée il y a déjà plusieurs heures. Par ailleurs, cette lettre ressemble étrangement aux centaines d''autres que vous avez déjà créées. Il ne s''agit pas là d''une tâche difficile mais, avouons-le, plutôt rébarbative. Qui ne céderait pas à la tentation de reporter au lendemain cette tâche peu intéressante ?

Puisque vous êtes déjà là, vous allez pouvoir en profiter pour apprendre à écrire des lettres plus facilement et plus rapidement que jamais. Word contient une mine d''astuces vous permettant d''aller à l''essentiel et d''éliminer une grosse partie du travail de saisie d''une lettre.

Avec un tout petit peu de préparation, vous pouvez créer des lettres parfaites avec un minimum de frappe. Si vous appreniez, par exemple, que la lettre ci-dessous a été composée en tapant dix caractères au total, le croiriez-vous ? Effectivement, seuls dix caractères ont été nécessaires alors qu''il en faut probablement un peu plus pour taper votre nom, par exemple.

Incroyable, n''est-ce pas ? Lisez la procédure suivante pour apprendre à maîtriser cette technique.

L''Assistant Courrier à l''essai

Vous souvenez-vous des cours de dactylographie où l''on vous apprenait à composer des lettres commerciales ? Il fallait insérer un nombre spécifique de tabulations, définir des marges précises, mettre une virgule après la formule de salutation, etc. Il n''est pas étonnant que vous ayez dormi durant la plupart de ces cours. La composition d''une lettre d''affaires est toujours aussi peu passionnante. Toutefois, grâce à l''Assistant Courrier de Word, il ne vous est plus nécessaire de vous souvenir de tous les éléments à prendre en compte, ce qui est particulièrement appréciable si vous n''avez pas tout retenu de vos leçons de dactylographie.

Lorsque vous créez une lettre avec l''Assistant Courrier, vous êtes guidé tout au long de son processus de composition. Cet assistant vous aide à choisir la présentation de la lettre et insère automatiquement tous les éléments clés que vous n''avez donc plus à taper.

Date L''assistant insère automatiquement la date du jour au format de votre choix.

Nom et adresse du destinataire Vous pouvez insérer des noms et des adresses provenant de votre Carnet d''adresses Outlook, de la liste de contacts Outlook ou de tout autre carnet d''adresses en ligne.

Salutation Vous décidez du niveau de formalité de la lettre et l''Assistant Courrier fait le reste.

Instructions spéciales L''assistant vous fournit le texte pour les instructions de publipostage, les lignes de référence, les informations sur les copies de courtoisie, ainsi que de nombreuses autres informations.

Vos nom et adresse Microsoft Word a enregistré votre nom lors de l''installation et l''assistant peut l''insérer lorsque vous devez signer une lettre.

Salutation finale Vous pouvez choisir l''une des nombreuses formules de salutations standard proposées et inclure d''autres options telles que votre fonction et le nombre de pièces jointes.

De nombreuses entreprises ont adopté un style spécifique pour leur correspondance commerciale. Si vous devez utiliser une présentation de lettre particulière, les options de conception de l''Assistant Courrier ne constituent pas pour vous la meilleure solution. Vous pouvez cependant profiter des autres fonctionnalités intéressantes de l''Assistant Courrier. Dans un cas comme celui-ci, vous pouvez créer un modèle contenant les éléments de composition dont vous avez besoin. Lorsque vous devez de taper une lettre, créez un nouveau document à partir de votre modèle, puis lancez l''Assistant Courrier.

Si vous avez besoin de plus d''informations sur les assistants et les modèles, dans Microsoft Word, demandez à l''Assistant Office comment écrire une lettre.

Microsoft Word se charge de taper votre lettre

Il existe tout de même une tâche que l''Assistant Courrier de Word ne peut pas réaliser à votre place : taper le corps de votre lettre. Nous vous rassurons cependant tout de suite car, de toute façon, vous n''aurez pas à tout taper vous-même.

Il vous faut bien admettre que vous avez abandonné depuis longtemps l''idée de faire de chaque lettre une oeuvre d''art unique en son genre. Vous disposez probablement de quelques lettres standard en stock que vous avez l''habitude d''envoyer quotidiennement, pour remercier un client potentiel de l''intérêt qu''il porte à vos produits, accuser réception d''un CV ou rejeter des propositions pour votre magazine. Les lettres que vous envoyez se ressemblent énormément, alors pourquoi les retaper à chaque fois ? Il vous faut être prudent car même l''utilisation de l''option Enregistrer sous... pour créer une nouvelle lettre à partir d''un ancien fichier peut être source d''erreurs. Combien de fois avez-vous tapé un nouveau nom et une nouvelle adresse mais oublié de changer le nom dans la formule de salutation ? Nous vous avons précédemment suggéré de créer vos propres modèles pour pouvoir ensuite créer des lettres aux présentations spécifiques ; maintenant, vous pouvez également créer des modèles contenant le corps d''un document. Par la suite, à chaque fois que vous aurez à envoyer une lettre, il vous suffira de créer un nouveau document en fonction de ce modèle et vous obtiendrez instantanément une lettre. Lancez l''Assistant Courrier pour insérer les petits éléments qu''il vous reste à indiquer. La lettre est prête à être envoyée. Votre mission est maintenant accomplie en un temps record !

Même si vous ne pouvez pas éviter de taper le texte le plus important de la lettre, vous pouvez toujours en automatiser certaines parties grâce à l''option Insertion automatique. Les entrées d''insertion automatique sont constituées de textes réutilisés fréquemment, stockés dans Word, que vous pouvez insérer automatiquement. Ces entrées sont généralement courtes. Vous pouvez les utiliser pour insérer votre nom, vos initiales et des parties spécifiques d''une lettre. Vous pouvez également déclarer des phrases ou des paragraphes complets comme entrées d''insertion automatique, puis les insérer à l''aide de touches du clavier.

Word affiche l''entrée d''insertion automatique lorsque vous commencez à taper le nom de cette entrée.

L''option Correction automatique vous permet d''avoir recours à une astuce pour insérer des éléments courts comme le nom de votre service. Cette option permet généralement de modifier des mots mal orthographiés revenant fréquemment. Vous pouvez cependant l''utiliser pour remplacer un sigle par sa signification en toutes lettres. Ainsi, si vous devez, par exemple, taper souvent le nom votre service, "Division Ventes, Marketing et Relations Clientèle", déclarez ce texte comme entrée de Correction automatique : il devra donc remplacer le sigle "DVMRC". Désormais, à chaque fois que vous taperez "DVMRC", Word remplacera automatiquement ce sigle par le texte entier correspondant. Contrairement à l''Insertion automatique, Word n''affichera pas l''option. Il ne vous sera donc pas nécessaire de confirmer le changement.

Dix caractères pour une lettre

Nous vous avons donc promis de vous indiquer comment écrire une lettre en tapant juste dix caractères. Nous devons cependant signaler que cette possibilité comporte une restriction : les résultats sont très variables. Si vous utilisez des raccourcis au clavier au lieu de la souris, vous devrez taper sur plus de dix touches. Notre rédactrice a utilisé des options de l''Assistant Lettre lui permettant de supprimer toute la frappe de sa lettre. Un minimum de frappe peut cependant être nécessaire dans l''Assistant Lettre pour la composition de votre lettre.
 

Voici donc cette lettre.

Voici comment notre rédactrice l''a créée.

1. Notre rédactrice a tout d''abord créé un nouveau document à partir d''un des modèles de lettres types de son entreprise. Ce modèle comprenait non seulement des polices de caractères, des retraits et des marges, mais aussi le nom et l''adresse de sa société, le premier paragraphe du corps de la lettre et la formule de remerciement finale.

2. Ensuite, elle a utilisé l''Assistant Lettre pour insérer la date, la formule de salutation finale, son nom et la mention des pièces jointes et sa liste de contacts Outlook pour inclure le nom et l''adresse du destinataire.

3. Sous le premier paragraphe de la lettre, elle a alors appuyé sur ENTRÉE, puis tapé "intro", qui correspond au nom qu''elle avait affecté au paragraphe d''introduction entré dans Insertion automatique. Word a donc inséré l''intégralité du second paragraphe automatiquement. (6 frappes au clavier)

4. Par la suite, sous son nom et son titre, elle a appuyé sur ENTRÉE, puis a tapé les lettres "DVN" qu''