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| · Afficher l''état de l''imprimante lors de l''impression Il peut être utile de connaître l''état de l''imprimante, en particulier lorsque vous imprimez d''un coup un grand nombre de pages.
Procédez comme suit :
1. Double-cliquez sur l''icône de l''imprimante qui se trouve près de l''horloge, dans la barre des tâches, sous Windows.
L''icône disparaît lorsque l''impression est terminée.
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| · Afficher toutes les commandes dans les menus Vous pouvez activer ou désactiver de manière permanente l''affichage de toutes les commandes dans les menus. De même, vous pouvez choisir d''afficher en haut des menus les dernières commandes utilisées.
Procédez comme suit :
1. Cliquez sur le menu Outils puis sur Personnaliser.
2. Sélectionnez Options et faites vos choix.
Pour afficher toutes les commandes dans les menus, vous pouvez double-cliquer sur leurs titres.
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| · Ajouter une macro sous forme de bouton à une barre d''outils Vous pouvez facilement lancer une macro en donnant à celle-ci la forme d''un bouton et en la plaçant dans une barre d''outils à partir de la boîte de dialogue Personnaliser (ou en utilisant la fonction Créer une nouvelle barre d''outils).
Procédez comme suit :
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l''une des barres d''outils et sélectionnez Personnaliser.
2. Cliquez sur l''onglet Commandes.
3. Parcourez la liste jusqu''à Macros.
4. Sur la droite, vous voyez la liste des macros que vous avez créées.
5. Cliquez sur la macro que vous souhaitez ajouter à la barre d''outils et faites-la glisser jusqu''à l''endroit voulu.
Dans la boîte de dialogue Personnaliser, vous pouvez modifier le bouton de la macro en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris.
Vous pouvez par exemple modifier le nom du bouton, ajouter une icône ou encore choisir un nom et une icône, etc.
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| · Ancrer du texte dans un objet Vous pouvez ajouter du texte dans un objet (par exemple, une forme), puis choisir où vous voulez que le texte soit placé. Vous pouvez aligner le texte en haut, en bas, au milieu ou le centrer dans l''une des trois premières options.
Procédez comme suit :
1. Sélectionnez l''objet contenant le texte.
2. Cliquez sur la commande correspondant au type d''objet souhaité, par exemple Forme, dans le menu Format.
3. Cliquez sur l''onglet Zone de texte.
4. Sélectionnez la position que vous voulez utiliser dans la liste Point d''ancrage du texte.
Le texte est déplacé à l''emplacement choisi, à condition que la case à cocher Ajuster la forme au texte ne soit pas activée. Dans ce cas-là , le texte n''est pas déplacé, mais est étendu dans le direction opposée.
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| · Basculer entre les fenêtres ouvertes dans un programme Vous pouvez facilement basculer entre des fenêtres ouvertes dans un programme en maintenant la touche Ctrl enfoncée tout en appuyant sur F6.
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| · Cacher les graphiques d''un masque de diapositive Vous pouvez choisir de cacher les graphiques (logotypes ou autres) de l''arrière-plan d''une diapositive dans une présentation PowerPoint. Cela vous permet de créer des images non-identiques les unes aux autres.
Procédez comme suit :
1. Faites en sorte que la diapositive à modifier soit en mode d''affichage normal.
2. Dans le menu format, cliquez sur Arrière-plan.
3. Sélectionnez l''option Cacher les graphiques du masque.
4. Cliquez sur Appliquer pour ne cacher que les graphiques de la diapositive en question. Pour cacher les graphiques de toutes les diapositives de la présentation, cliquez sur Appliquer partout.
Les graphiques sont maintenant cachés pour une diapositive ou pour toutes, selon l''option sélectionnée à l''étape 4.
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| · Copier rapidement avec la souris Il existe plusieurs façons pour copier un objet sous PowerPoint. Vous pouvez par exemple copier un objet rapidement en le sélectionnant puis en appuyant sur Ctrl+D.
Une autre façon pratique est l''utilisation de la souris.
Procédez comme suit :
1. Cliquez sur l''objet avec le bouton droit.
2. Déplacez ensuite l''objet à l''endroit où vous souhaiter placer la copie.
3. Relâchez le bouton droit de la souris.
Un menu déroulant s''affiche.
4. Sélectionnez Copier ici pour créer une copie.
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| · Créer des effets avec WordArt Sous Office 2000, le nouveau bouton WordArt de la barre d''outils Dessin vous permet de créer des effets directement dans le programme.
Procédez comme suit :
1. Dans la barre d''outils Dessin, cliquez sur Insérer un objet WordArt.
2. Cliquez sur le type d''objet voulu, puis sur OK.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier le texte, tapez le texte que vous voulez mettre en forme, sélectionnez les options de votre choix puis cliquez sur OK.
Vous pouvez ajouter ou modifier des effets de texte à l''aide des boutons des barres d''outil WordArt et Dessin. La barre d''outils apparaît quand vous cliquez sur le texte WordArt.
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| · Créer un arrière-plan sous PowerPoint Sous PowerPoint, vous pouvez facilement créer un arrière-plan avec des effets ou la couleur de votre choix.
Procédez comme suit :
1. Placez-vous en mode Diapositive.
2. Dans le menu Affichage, sélectionnez Arrière-plan puis Arrière-plan de la diapositive.
3. Dans le menu Format, sélectionnez Arrière-plan puis cliquez sur la flèche située à droite de la case inférieure.
4. Sélectionnez la couleur de votre choix. Pour obtenir davantage de couleurs et d''effets, cliquez sur les options en-dessous des échantillons de couleurs.
5. Faites vos choix puis cliquez sur Appliquer.
6. Pour repasser en mode Diapositive, sélectionnez Normal dans le menu Affichage.
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| · Créer un document Word pour PowerPoint Vous pouvez facilement utiliser un document Word dans PowerPoint. C’est une fonction pratique par exemple pour un travail écrit que vous devez présenter à l''oral.
Procédez comme suit :
1. Ouvrez le document que vous souhaitez envoyer.
2. Sélectionnez Envoyer vers dans le menu Fichier et cliquez sur Microsoft PowerPoint.
PowerPoint s’ouvre automatiquement et chaque partie de votre document crée une image dans la présentation.
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| · Créer une présentation sur grand écran L''engouement pour le DVD et la télé grand écran ne vous a sûrement pas échappé. Pourquoi ne pas créer vous-même des présentations PowerPoint grand écran ?
Procédez comme suit :
1. Sélectionnez Options d''impression dans le menu Fichier
2. Réglez la hauteur sur 10 cm.
3. Cliquez sur OK.
L''affichage de la présentation rappelle maintenant le format panoramique ou grand écran. Vous pouvez toujours ajouter du texte ou des images.
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| · Définir le numéro de l''image qui doit introduire la présentation Si vous avez une importante présentation contenant de nombreuses images, vous pouvez choisir de commencer la présentation par une image autre que la numéro 1. Par exemple, si vous avez créé plusieurs diaporamas personnalisés et que vous voulez que la numérotation soit liée dans les différents diaporamas.
Procédez comme suit :
1. Cliquez sur Mise en page dans le menu Fichier.
2. Entrez le numéro de l''image par laquelle vous voulez que la présentation commence.
3. Cliquez sur OK.
Une autre numérotation commençant par le numéro que vous avez spécifié à l''étape 2 s''affiche à présent à côté de chaque image de votre présentation.
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| · Envoyer une présentation vers Word Si vous avez une présentation PowerPoint, vous pouvez l''envoyer vers Word. Les images, les notes et la disposition elle-même peuvent ainsi être transférées dans un document Word. Vous avez le choix entre plusieurs formats dans Word.
Procédez comme suit :
1. Ouvrez la présentation dans PowerPoint.
2. Cliquez sur Envoyer vers dans le menu Fichier.
3. Cliquez sur Microsoft Word.
Il n''est pas nécessaire de démarrer Word pour envoyer la présentation. Les images peuvent également être liées ou copiées.
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| · Insérer des images à partir d''un fichier Vous pouvez insérer des images et des photos à partir de fichiers se trouvant sur votre disque dur.
Procédez comme suit :
1. Ouvrez le document dans lequel vous voulez insérer l''image ou la photo.
2. Choisissez Image dans le menu Insertion.
3. Cliquez sur À partir d''un fichier.
4. Parcourez l''arborescence jusqu''au fichier puis sélectionnez celui-ci. (Si le fichier n''apparaît pas, il est possible que le mauvais format de fichier soit sélectionné dans la liste de formats. Choisissez alors d''afficher Tous les fichiers.)
5. Cliquez sur Insérer.
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| · Insérer des images dans un masque de diapositives Vous pouvez ajouter un graphique ou un autre objet dans le masque des diapositives (par exemple, un logo). Gardez à l''esprit que les objets que vous ajoutez au masque des diapositives apparaîtront sur toutes les images de votre présentation.
Procédez comme suit :
1. Passez dans la vue Normal.
2. Dans le menu Affichage, sélectionnez Masque, puis cliquez sur Masque des diapositives. L''affichage change pour afficher le masque des diapositives.
3. Sélectionnez Image dans le menu Insertion et cliquez sur l''option souhaitée, par exemple ClipArt.
4. Recherchez l''objet que vous voulez ajouter au masque des diapositives.
5. Sélectionnez l''objet souhaité et cliquez ensuite sur Insérer.
L''image/le graphique est à présent inséré dans le masque des diapositives et vous pouvez le(la) placez où vous le souhaitez. Gardez à l''esprit que vous devez placer l''objet à un endroit où il ne gênera pas les autres informations que vous ajoutez à chaque image.
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| · Lancer un diaporama personnalisé Vous pouvez créer un diaporama personnalisé si vous voulez créer une présentation au sein d''une autre. Cela s''avère particulièrement approprié si vous devez montrer une présentation à différents types d''auditeurs et que vous voulez que la présentation soit légèrement différentes sans toutefois créer deux présentations distinctes. Dans ce cas, vous lancez uniquement le diaporama personnalisé que vous voulez présenter à un type de groupe et montrez ensuite le diaporama "d''origine" tel quel au deuxième groupe.
Grâce à la procédure suivante, seul le diaporama personnalisé est montré lors de la présentation.
Procédez comme suit :
1. Cliquez sur Paramètres du diaporama dans le menu Diaporama.
2. Cliquez sur Diaporama personnalisé.
3. Sélectionnez le nom du diaporama personnalisé que vous voulez afficher.
4. Cliquez sur OK.
5. Cliquez sur Visionner le diaporama dans le menu Diaporama.
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| · Maximiser la fenêtre du programme et de la présentation en un clin d''?il Lorsque vous affichez et présentez quelque chose dans PowerPoint, vous pouvez maximiser en un éclair la fenêtre du programme à l''aide du raccourci clavier ALT+F10.
Pour maximiser la fenêtre de présentation, utilisez le raccourci clavier CTRL+F10.
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| · Modifier la version linguistique d?Office 2000 L’un des avantages d''Office 2000 est qu''il est facile de modifier la langue du programme. Pour cela, il suffit d’avoir accès au CD d’installation d’Office.
Procédez comme suit :
1. Sélectionnez Programmes dans le menu Démarrer. 2. Cliquez sur Outils Microsoft Office et sur Paramètres linguistiques de Microsoft Office.
3. Le système recherche alors le CD d''installation d''Office.
4. Choisissez une langue et cliquez sur Installer.
5. Cliquez sur OK.
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| · Modifier le format par défaut d''une présentation vide Si vous mettez du temps à modifier un modèle de couleurs donnés ou que vous insérez, par exemple, un logo d''entreprise dans toutes les présentations que vous créez, vous pouvez gagner du temps en modifiant le format par défaut.
Procédez comme suit :
1. Modifiez la présentation selon vos souhaits. Il peut notamment s''agir de modifier le modèle de couleurs ou d''insérer des images.
2. Cliquez sur Enregistrer sous dans le menu Fichier.
3. Sélectionnez l''option Modèle de conception dans la zone Type de fichier.
4. Entrez Présentation vide dans la zone Nom du fichier.
5. Cliquez sur Enregistrer.
6. Cliquez sur Oui si un message vous demande si vous voulez remplacer la présentation vide existante.
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| · Modifier les parties à contrôler dans votre présentation Lorsque vous travaillez dans PowerPoint, l''orthographe et le style de la présentation sont automatiquement contrôlés par défaut. Si le programme a quelque chose à signaler, une ampoule apparaît. Vous pouvez alors choisir de corriger l''élément ayant fait l''objet d''une remarque ou de passer outre. Si vous voulez personnaliser le programme selon vos désirs, vous pouvez modifier les parties à contrôler.
Procédez comme suit :
1. Ouvrez la présentation à contrôler.
2. Cliquez sur Options dans le menu Outils.
3. Cliquez sur l''onglet Orthographe et style.
4. Cliquez sur le bouton Options de style.
5. Sélectionnez les options souhaitées sous l''onglet Casse et ponctuation.
6. Cliquez sur l''onglet Clarté visuelle et effectuez les paramétrages souhaités.
7. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
8. Cliquez à nouveau sur OK.
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| · Modifier une police erronée d''une page Web importée Lorsque vous importez une page Web depuis Internet vers PowerPoint, il peut arriver que la police de la page d''accueil n''apparaisse pas dans votre présentation. PowerPoint choisit alors une autre police. Vous pouvez remplacer vous-même la police du fichier importé par celle de la page Web. Le texte apparaît alors comme dans le fichier source et vous pouvez continuer à travailler sur la présentation.
Procédez comme suit :
1. Cliquez sur Options dans le menu Outils.
2. Cliquez sur l''onglet Général, puis sur le bouton Options Web.
3. Cliquez sur l''onglet Polices. Sélectionnez le jeu de caractères à utiliser, puis la police que vous voulez insérer dans la présentation.
4. Cliquez sur OK.
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| · Ouverture rapide d''une présentation en mode diaporama Il existe plusieurs manières d''ouvrir une présentation sous forme de diaporama. Vous pouvez par exemple choisir d''enregistrer une présentation sous le format Diaporama PowerPoint. Dans ce cas, la présentation s''ouvrira automatiquement en mode diaporama à chaque fois que vous ouvrez le fichier.
Vous pouvez également, à partir de l''Explorateur, choisir d''ouvrir une présentation en mode diaporama sans avoir à l''enregistrer sous un autre format.
Procédez comme suit :
1. Cliquez avec le bouton droit sur la présentation que vous souhaitez ouvrir en mode diaporama.
2. Dans le menu contextuel, cliquez sur Afficher.
La présentation démarre alors en mode diaporama.
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| · Partager vos favoris avec des tiers Si vos collègues et vous devez accéder aux mêmes pages Web sur Internet, vous pouvez partager vos favoris les uns avec les autres. Il est beaucoup plus rapide d''importer un fichier d''un collègue que d''ouvrir une session Internet et de rechercher les pages Web en question.
Procédez comme suit :
1. Lancez Internet Explorer.
2. Cliquez sur Importer et exporter dans le menu Fichier.
3. Un Assistant démarre. Cliquez sur Suivant et choisissez si vous voulez importer ou exporter vos favoris. Cliquez sur Suivant.
Suivez les instructions à l''écran et cliquez sur Terminer.
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| · Personnaliser un diaporama pour plusieurs groupes cibles Si vous devez par exemple présenter un nouveau produit à différents groupes cibles, vous pouvez personnaliser la présentation et choisir de montrer différentes pages aux différents groupes tout en utilisant la même présentation. Au lieu de perdre du temps à créer une présentation unique pour chaque client, vous pouvez personnaliser les informations que vous estimez significatives en fonction du groupe cible.
Procédez comme suit :
1. Ouvrez ou créez la présentation que vous devrez ensuite personnaliser.
2. Cliquez sur Diaporamas personnalisés dans le menu Diaporama.
3. Cliquez sur Nouveau et attribuez un nom au diaporama personnalisé.
4. Dans la liste, sélectionnez les images qui doivent être insérées dans les différents diaporamas.
Répétez les étapes ci-dessus pour créer plusieurs diaporamas personnalisés de la même présentation.
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| · Publier votre présentation sur Internet Il est de plus en plus fréquent de publier des informations sur Internet. En publiant une présentation, vous la rendez accessible à un grand nombre de personnes, qu''il s''agisse de collègues, de camarades de cours ou d''amis. Grâce à une simple commande, PowerPoint vous permet de publier votre présentation au format HTML.
Procédez comme suit :
1. Ouvrez ou créez la présentation que vous souhaitez publier sur Internet.
2. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous page Web.
3. Baptisez le fichier dans la zone Nom du fichier.
4. Recherchez le dossier dans lequel vous voulez enregistrer la page.
5. Pour modifier le titre de la page Web, cliquez sur Changer le titre, tapez le nouveau titre, puis cliquez sur OK.
6. Cliquez sur Enregistrer.
Autre possibilité
Pour ne publier que certaines images et pour indiquer notamment quels sont les navigateurs pris en charge, cliquez sur Publier et sélectionnez l''option de votre choix. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Publier.
Pour que la présentation soit réellement publiée, vous devez disposer d''un compte auprès d''un fournisseur de services Internet.
(Pour faciliter la publication, vous pouvez aussi télécharger l''Assistant Publication de sites Web Microsoft.)
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| · Télécharger des images ClipArt Dans la Galerie ClipArt, vous pouvez choisir entre 120 000 images ClipArt. Vous pouvez accéder aux images sur le site Web de Microsoft.
Procédez comme suit :
1. Choisissez Image dans le menu Insertion.
2. Cliquez sur ClipArt.
3. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Clips en ligne.
4. Tapez des mots clés dans le champ Rechercher.
5. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l''image de votre choix et sélectionnez Copier.
6. Insérez l''image dans le document à l''endroit voulu.
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| · Transférer un bouton d''une barre d''outils vers une autre Vous pouvez modifier l''ordre des boutons dans les barres d''outils. Si vous estimez que l''ordre par défaut n''est pas approprié, voici un bon moyen pour vous faciliter le travail.
Procédez comme suit :
1. Vous devez ouvrir une ou plusieurs barres d''outils.
2. Maintenez la touche ALT du clavier enfoncée et faites glisser le bouton à déplacer à l''endroit souhaité.
3. Pour déplacer plusieurs boutons, répétez les étapes un et deux.
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| · Utiliser le stylo dans le diaporama Dans un diaporama, vous pouvez utiliser un stylo pour souligner ou mettre plus en évidence certains points de la présentation.
Procédez comme suit :
1. Ouvrez la présentation.
2. Cliquez sur l''icône Diaporama.
3. Cliquez avec le bouton droit dans le diaporama.
4. Sélectionnez Options du pointeur dans la liste et cliquez ensuite sur Stylo. Vous pouvez à présent choisir d''écrire, de souligner des éléments ou d''entourer un texte ou une image à l''aide du stylo.
Les chances pour que les auditeurs se souviennent de votre présentation augmenteront sans doute c ar la fonction Stylo n''est pas souvent utilisée dans le cadre de présentations PowerPoint.
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| · Varier l''aspect du Compagnon Office Si vous êtes lassé de votre Compagnon Office, vous pouvez en changer. Il en existe plusieurs au choix.
Procédez comme suit :
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le Compagnon Office.
2. Sélectionnez Options.
3. Cliquez sur l''onglet Présentation.
4. Cliquez sur suivant pour voir passer les différents Compagnons en revue.
Pour que cela fonctionne, le CD d''installation d''Office doit être inséré dans votre ordinateur.
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| · Vous pouvez ajouter un graphique ou un autre objet dans le masque des diapositives (par exemple, un logo). Gardez à l''esprit que les objets que vous ajoutez au masque des diapositives apparaîtront sur toutes les images de votre présentation. Après que vous avez créé un organigramme hiérarchique dans une présentation, il peut arriver que l''organisation subisse des changements après un certain temps. Vous devez donc modifier l''organigramme, en y supprimant ou en y ajoutant des personnes.
Procédez comme suit :
1. Allez dans l''image contenant l''organigramme hiérarchique.
2. Double-cliquez dans l''organigramme hiérarchique. Le programme Organigramme hiérarchique de Microsoft s''ouvre.
3. Cliquez dans une zone pour la sélectionner.
4. Apportez les modifications souhaitées. Par exemple, entrez un autre texte ou appuyez sur Supprimer pour supprimer l''ensemble de la zone.
5. Cliquez sur Fermer et revenir à XXX dans le menu Fichier lorsque vous avez terminé la mise à jour.
6. Cliquez sur Oui en réponse à la question de savoir si vous voulez mettre à jour l''objet.
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