Dans le cadre de la rédaction de documents nécessitant beaucoup de précision en termes d''alignement tels que les CV, il est important de pouvoir gérer les tabulations au millimètre près.
Ainsi, pour créer une tabulation qui corresponde au millimètre près à la mise en pages que vous souhaitez réaliser, cliquez dans le menu déroulant Format puis sélectionnez la commande Tabulations… Dans la boîte de dialogue qui s''affiche, saisissez la tabulation dans le champ position. Elle est définie en centimètres et doit être saisie avec une virgule, par exemple "1,82".

Cette valeur reste déterminée par rapport à la marge, et paramétrée via l''option Mise en page du menu déroulant Fichier. Dans la zone Taquets par défaut, modifiez la valeur "1,25 cm" automatiquement proposée en valeur nulle. Enfin, dans le groupe Alignement, cochez la case Décimal. Validez avec le bouton OK.

(Source : Microsoft France)

Le principe de « recherche de fichiers » sur un ordinateur peut être appliqué à Word.
En effet, en utilisant le menu Edition/Rechercher on accède à une fenêtre qui propose plusieurs onglets.

En cliquant sur Plus et en cochant la case Utiliser les caractères génériques, il est possible de faire une recherche de mot dont on ne connaît que partiellement l''orthographe.
L''utilisation la plus courante est celle du caractère générique " * " qui remplace une suite inconnue de caractères.

On accède à la liste de ces différents caractères dans le menu d''aide de Word :

Voici quelques exemples d''utilisation :

Vous venez d''apporter la touche finale à votre rapport, rédigé avec Word 2002. Vous souhaitez maintenant résumer les points les plus importants au sein d''une présentation PowerPoint 2002.

Pour ce faire, procédez comme suit :

• Dans Microsoft Word, ouvrez votre document.
• Dans le menu Fichier, pointez sur Envoyer vers, puis cliquez sur Microsoft PowerPoint.

Le logiciel génère alors automatiquement une présentation sur la base de votre document Word. Vous pouvez envoyer un fichier .doc, .rtf, .txt ou .htm.

(Source : Microsoft France)

Vous pouvez séparer votre document en plusieurs parties au moyen de lignes horizontales. Bien que les lignes séparatrices horizontales soient généralement utilisées dans les pages Web, elles peuvent être insérées dans tout document Word pour en faciliter l''organisation.
L''ajout d''une ligne séparatrice horizontale évite de recourir à une bordure horizontale au-dessus ou en-dessous d''un paragraphe.

Contrairement aux bordures, une ligne séparatrice horizontale peut être sélectionnée, déplacée, supprimée ou mise en forme individuellement. De plus, alors que les bordures sont tracées à l''aide de simples lignes, vous pouvez utiliser une image comme ligne horizontale, qui apparaît ainsi comme un élément décoratif en harmonie avec l''aspect général du document.

Pour ajouter une ligne horizontale, placez le point d''insertion à l''endroit où vous souhaitez diviser votre document. La ligne est insérée instantanément avant le point d''insertion et constitue un paragraphe distinct. Ensuite, choisissez Bordure et trame dans le menu Format et cliquez sur le bouton « Ligne horizontale » en bas de la boîte de dialogue Bordure et trame. La boîte de dialogue Ligne horizontale apparaît ; vous pouvez sélectionner le type de ligne que vous souhaitez insérer.

Après avoir suivi cette procédure, pour sélectionner et insérer une ligne séparatrice horizontale, vous pouvez ajouter rapidement d''autres lignes séparatrices du même style. Pour ce faire, cliquez sur la flèche pointée vers le bas à droite du bouton « Bordure extérieure   » de la barre d''outils Mise en forme ou Tableaux et bordures. Ensuite, cliquez sur le bouton « Trait horizontal ».

Pour modifier une ligne horizontale insérée dans un document, cliquez dessus pour la sélectionner. Vous pouvez alors la faire glisser vers le haut ou vers le bas pour la déplacer ou appuyer sur la touche SUPPR pour la supprimer. Vous pouvez également choisir Trait horizontal dans le menu Format (ou double-cliquer sur la ligne) pour ouvrir la boite de dialogue Format du trait horizontal dans laquelle vous pourrez modifier la largeur, la hauteur, l''alignement, etc. de la ligne séparatrice. Notez que le fait d''appliquer un thème au document peut modifier les lignes séparatrices horizontales de tout le document.

Le bouton « Importer » de la boîte de dialogue Ligne horizontale affiche la boîte de dialogue Ajouter des clips à la bibliothèque multimédia, pour vous permettre de récupérer des clips de diverses origines sur votre ordinateur.

(Source : Microsoft France)

Symptômes

Dans le cas ou votre imprimante le permet, il est très facile d''imprimer un document un recto verso.

Pour cela, aller dans le menu FichierImprimer

Dans la fenêtre qui apparaît il n''y a plus qu''à cocher la case correspondante

Si l''imprimante ne prend pas en charge ce mode, il faut changer les feuilles manuellement au fur et à mesure !

(Source : Microsoft France)

Quand vous ouvrez un nouveau document, le style « Normal » est affecté à tous les paragraphes. Vous pouvez le personnaliser pour ne plus avoir à l''adapter systématiquement à vos besoins propres.

Pour ce faire, déroulez le menu Format, puis choisissez Styles et mise en forme. Le volet Office du même nom apparaît à la droite de votre écran. Dans la liste des styles, choisissez Normal puis cliquez sur Modifier. Dans la boîte de dialogue qui apparaît (« Modifier le style »), cliquez sur le bouton Format.

Vous pouvez alors modifier toutes les options que vous souhaitez. Vous pouvez par exemple modifier le retrait et espacement du paragraphe.

Si vous souhaitez positionner avec précision une image au sein d''une page Word, nous vous proposons d''utiliser la fonctionnalité de bloc de texte.

Une « zone de texte » est une sorte de boîte que l''on peut déplacer et redimensionner, et qui peut contenir du texte (comme son nom l''indique) mais aussi des images et des graphiques (comme son nom ne l''indique pas). C''est cette dernière possibilité que nous allons utiliser.

Grâce à une zone de texte, nous allons pouvoir contrôler de manière précise la position de notre image au sein de notre document.

• Au sein de la barre d''outils « Dessin », cliquez sur l''icône « Zone de texte »
• Une zone de texte apparaît ; cliquez sur le bord de cette zone, indiquant le message « Créez votre dessin ici ». Apparaît alors une autre zone, plus petite que la première, et en lieu et place de celle-ci. Cette fois-ci, la nouvelle zone fait apparaître le curseur de saisie de texte (aussi appelé « point d''insertion »).
• Vous pouvez positionner cette zone où vous le souhaitez au sein de votre page; cet électron libre va nous permettre de faire figurer une image précisément où on le souhaite au sein du document.
• Il ne vous reste plus qu''à copier et coller votre image au sein de la zone de texte.

Dans l''image ci-dessus, par souci pédagogique, nous avons laissé la zone de texte telle quelle. Mais vous pouvez utiliser les options de la barre d''outils Dessin pour mettre en forme la zone de texte. Vous pouvez par exemple mettre un fond de couleur ; nous vous conseillons aussi de désactiver la bordure encadrant la zone de texte.

(Source : Microsoft France)

Cette petite astuce très simple évite bien des soucis !

Elle permet par exemple de diffuser un document ou un formulaire Word tout en évitant que des utilisateurs modifient discrètement ce document.

Faire dérouler le menu Outils puis : Protéger le document.

Consultez l''aide de Word pour voir les paramètres de protection.

(Source : Microsoft France)

Désormais, avec Word 2002, vous pouvez sélectionner du texte (et des graphismes) en utilisant la souris ou le clavier, pour des éléments qui ne sont pas situés les uns à côté des autres. Ainsi, il est possible de sélectionner un paragraphe sur la première page et une phrase située à la troisième page.

Pour ce faire, il vous suffit de réaliser votre première sélection puis de maintenir la touche CTRL enfoncée et de sélectionner les autres éléments.

Quelques mots sur la sélection d''éléments dans Word 2002

Communément, les utilisateurs ont recours à la souris afin de réaliser des sélections de textes et d''images. Néanmoins, Microsoft Word fournit d''autres méthodes pour sélectionner des éléments. Nous allons revenir sur les différentes méthodes, en commençant par la plus classique.

Sélectionner du texte et des graphismes à l''aide de la souris :

• Pour un texte, faites glisser la souris sur le texte.
• Pour un mot, double-cliquez sur le mot.
• Pour une ligne de texte, déplacez le pointeur vers la gauche de la ligne jusqu''à ce qu''il change de direction, puis cliquez.
• Pour une phrase, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez n''importe où dans la phrase.
• Pour un paragraphe, déplacez le pointeur vers la gauche du paragraphe jusqu''à ce qu''il change de direction, puis double-cliquez, ou bien triple-cliquez n''importe où dans le paragraphe.
• Pour un grand bloc de texte, cliquez au début de la sélection, faites défiler jusqu''à la fin de la sélection, puis maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez.
• Pour un document entier, déplacez le pointeur vers la gauche du texte jusqu''à ce qu''il change de direction, puis triple-cliquez.

Tout comme vous pouvez réaliser des sélections rapides pour un mot, un paragraphe ou un document entier à l''aide de la souris, il est possible d''avoir recours à des raccourcis afin d''agir avec la même rapidité avec le clavier. Pour sélectionner du texte à l''aide du clavier, il suffit de maintenir la touche MAJ enfoncée en appuyant sur les touches qui permettent de déplacer le point d''insertion. Sinon, vous pouvez avoir recours aux raccourcis suivants.

Pour étendre la sélection :

Il existe désormais avec Word 2002 une fonctionnalité permettant d''insérer facilement un texte ou une image en filigrane sur toutes vos pages imprimées. Un filigrane est un arrière-plan statique (graphique ou texte) qui, une fois imprimé, s''affiche au dessus ou derrière le texte du document existant. Ce type de fonctionnalité est intéressant par exemple pour imprimer un texte tel que « brouillon », « confidentiel », ou encore « spécimen » par exemple derrière un projet de contrat.

Il est à noter qu''un filigrane est destiné aux documents imprimés tandis que les « arrière-plans » s''affichent en mode Web seulement et ne sont pas imprimés.

Pour ajouter un filigrane à un document imprimé, procédez comme suit :

• Dans le menu Format, pointez sur Arrière-Plan, puis cliquez sur Filigrane imprimé.

  

   

• Effectuez l''une des opérations suivantes :
  • Pour insérer une image en filigrane, cliquez sur Image en filigrane, puis sur Sélectionner Image. Sélectionnez l''image voulue, puis cliquez sur Insérer ;
  • Pour insérer un texte en filigrane, cliquez sur Texte en filigrane, puis sélectionnez ou tapez le texte voulu.

   

• Sélectionnez toutes les autres options voulues, puis cliquez sur Appliquer.

Pour afficher le filigrane tel qu''il apparaîtra sur la page imprimée, passez en mode Page.

Pour insérer un objet tel qu''une forme automatique en filigrane, vous devez le coller ou l''insérer manuellement dans l''en-tête du document. La boîte de dialogue Filigrane imprimé ne vous donne pas accès à ces paramètres.

(Source : Microsoft France)

Afin de faciliter la remontée d''informations, il est indispensable de mettre en place des formulaires permettant de renseigner des zones variables.
Microsoft Word 2002 propose de créer simplement ce type de document c''est à dire un modèle de document contenant un texte constant et des zones variables.

Dans un premier temps, il est impératif de définir le texte constant tel que vous pouvez le voir dans l''exemple ci-dessous de lettre envoyée régulièrement à des clients :

Nous allons indiquer à Word les zones variables au sein de ce document qui sont pour l''instant signalées par de simples espaces.

Pour cela, plusieurs champs sont possibles :

• Le champ de type ASK : Vous pouvez utiliser ce champ lorsqu''une information variable doit être insérée plusieurs fois dans le document tel que le nom du client dans la présente lettre. Insérez ce champ en début de document.

  Pour cela, il faut placer le point d''insertion à l''endroit où vous souhaitez insérer ce champ, appuyez ensuite simultanément sur les touches Ctrl + F9 et saisissez la syntaxe du champ entre les accolades : {ASK espace Nom_du_champ espace "Message"}

  Le "Message" apparaîtra dans la boîte de dialogue qui permettra à l''utilisateur de saisir la réponse. A chaque emplacement variable, faîtes Ctrl F9 et insérez le Nom_du_champ.

  Un nom de champ peut comporter jusqu''à 20 caractères, doit commencer par une lettre et ne doit pas contenir d''espace.

  Dans le cadre de cet exemple, on précisera une seule fois la valeur du champ nom et cette valeur remplacera tous les champs {nom} insérés dans le document ci-dessous.

  

• Le champ FILLIN permet à l''utilisateur de saisir une information unique directement dans le champ.
  Pour cela, il faut placer le point d''insertion à l''endroit où vous souhaitez insérer ce champ ; tapez ensuite simultanément sur Ctrl et F9 puis saisissez la syntaxe du champ entre les accolades : {FILLIN espace "Message"}

  

  Pour renseigner un document à zone variable, vous créez soit un nouveau document basé sur le modèle concerné soit vous ouvrez le présent document.

  Dans le cas d''un modèle contenant des zones variables, la simple création du document basé sur le modèle entraîne l''apparition de la boîte de dialogue du 1er message de champ FILLIN.

  Faîtes F9 pour mettre les champs à jour

  Répondez à chaque question posée en utilisant Entrée pour passer à la ligne et cliquez sur le bouton OK après chaque réponse. Saisissez ainsi toutes les réponses.

  Exemple :

  

Dans les versions précédentes de Microsoft Word, pour suivre un lien hypertexte, il suffisait de cliquer dessus avec le pointeur. Cette technique avait pour conséquence d''automatiquement ouvrir le navigateur Internet même si l''on souhaitait simplement sélectionner le lien ou uniquement le modifier.

Pour éviter cet écueil, désormais avec la version 2002 de Microsoft Word, par défaut, pour visiter (ouvrir) un lien hypertexte les utilisateurs doivent appuyer sur CTRL et cliquer simultanément sur le lien.

Si néanmoins vous préférez faire comme avec les versions précédentes, vous pouvez ouvrir les liens hypertexte à l''aide d''un simple clic. Pour modifier la manière de suivre les liens hypertexte, procédez comme suit :

• Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l''onglet Édition.
• Désactivez la case à cocher " Appuyer sur Ctrl, puis cliquer pour suivre le lien hypertexte ".

(Source : Microsoft France)

L''espace blanc est un élément important de conception, si vous concevez des pages, des documents, des brochures, ou des tableaux.
Pour créer un espace pour chaque cellule de votre tableau procédez comme suit :

• Sélectionnez le tableau entier (cliquez sur l''étiquette de sélecteur qui apparaît dans le coin gauche supérieur du tableau quand vous vous placez dans ce coin).
• Sélectionnez le menu Format puis Paragraphe. La boîte de dialogue de paragraphe apparaîtra. Vous pouvez alors ajouter un espacement entre le texte et la bordure de la cellule. Pour cela rajoutez par exemple un espacement de 4 pts avant le texte.

La lecture de vos données sera plus facile pour vos lecteurs.

(Source : Microsoft France)

Il existe au sein de Microsoft Word 2002 une fonctionnalité méconnue parmi les outils de dessin. Il s''agit d''une grille présente à l''affichage qui permet à l''utilisateur de se guider afin d''aligner les différents objets présents sur la page. Par défaut, cette grille n''est pas visible.

Pour afficher ou masquer la grille de dessin, procédez comme suit :

• A partir de la barre d''outils Dessin, cliquez sur Dessin, puis sur Grille.
• Activez la case à cocher Afficher la grille à l''écran.
• Sélectionnez les options souhaitées.

Différentes options vous sont proposées, comme par exemple " aligner les objets sur la grille " ; vous pouvez aussi paramétrer la grille en elle-même.

Vous êtes maintenant prêt à positionner des objets sur votre page. Vous pouvez par exemple insérer des formes automatiques. Pour ce faire, cliquez sur " Formes automatiques " de la barre d''outils Dessin, puis sur " Autre formes automatiques... ".

Apprenez à utiliser les styles de caractères pour faire ressortir un ou plusieurs caractères d''un paragraphe. Les styles de caractère se différencient des styles de paragraphe car :

• Un style de caractère ne peut contenir que des options de mise en forme de caractères, c''est-à-dire des options relatives aux catégories Police, espacement et animation, Langue et Bordures et trames.
• Un style de caractère n''affecte qu''un ou plusieurs caractères alors qu''un style de paragraphe concerne un ou plusieurs paragraphes entiers.
• Contrairement à un style de paragraphe, un style de caractère ne définit pas entièrement la mise en forme du caractère. Supposons par exemple, qu''un style de caractère particulier active les styles gras et italique. Si vous appliquez ce style à un bloc de texte, Word supprimera toute mise en forme de caractères directe, et appliquera le gras et l''italique au texte et conservera toutes les autres options de mise en forme de caractères précisées par le style de paragraphe.

Appliquez directement les options de mise en forme à des caractères individuels pour mieux contrôler la mise en forme des caractères de votre document.

Le style de paragraphe donne la mise en forme globale des caractères d''un paragraphe. Cela dit, vous serez très souvent amené à appliquer une mise en forme à des caractères individuels pour les faire ressortir d''un paragraphe. Il vous arrivera, par exemple, de mettre un mot en italique ou de convertir un caractère en exposant. La mise en forme directe prévaut sur la mise en forme définie par le style de paragraphe ou un style de caractère affecté au texte.

Options de mise en forme pour les caractères

N''abusez pas de la mise en forme directe des caractères

Evitez d''appliquer directement une mise en forme de caractères à des paragraphes entiers ou à des groupes de paragraphes. Mieux vaut affecter à chaque paragraphe un style de paragraphe pour obtenir une mise en forme de caractères globale, puis appliquer une mise en forme directe des caractères au fur et à mesure pour les mettre en évidence dans un paragraphe. Cette approche permet de modifier facilement la mise en forme de base et vous aide à assurer une parfaite cohérence tout au long du document.

(Source : Microsoft France)

Si vous êtes amené à rédiger des documents longs sous Word 2002, l''utilisation d''une table des matières va vite se révéler être un outil indispensable. Cet outil sera même indispensable même si vous décidez de ne pas le faire apparaître dans votre document final ! Pourquoi ? Tout simplement parce qu''une table des matières s''accompagne de liens hypertextes internes à votre document, qui s''apparentent à ceux que vous pouvez trouver sur le Web. Ces liens vous seront utiles pour rapidement vous déplacer au sein de votre document. Si vous avez habituellement recours à des styles, la mise en œuvre d''une table des matières sera grandement facilitée.

La première étape dans la réalisation d''une table des matières consiste à vous assurer que vous avez appliqué les styles de titre (Titre 1, Titre 2 etc.) aux titres des parties et sous-parties de vos documents. Vous pouvez aussi avoir recours à des styles personnalisés.

Une fois que vous avez inséré les styles au sein de votre document, vous pouvez insérer la table des matières au début ou à la fin de votre document. Pour ce faire, procédez comme suit :

• Positionnez-vous à l''endroit où vous souhaitez insérer la table des matières
• Déroulez le menu Insertion, puis choisissez l''option Référence ; cliquez sur « Tables et index »
• Sélectionnez l''onglet « Table des matières »
• Cliquez sur le bouton Options afin de valider que chaque style disponible correspond à un niveau de table des matières.
• Au sein du menu déroulant « Formats » sélectionnez le type de table des matières que vous souhaitez

Une fois la table des matières éditée, afin de vous rendre à une section spécifique de votre document, vous n''avez qu''à cliquer sur le titre de cette section apparaissant au sein de la table des matières tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.

(Source : Microsoft France)

La barre d''état, située sous la barre de défilement horizontale, fournit des informations sur le document affiché et vous indique votre position à l''intérieur de ce document. Elle comporte des boutons qui activent différents modes de saisie du texte ou encore l''enregistrement des macros et le suivi des modifications apportées au document.

Nous vous proposons d''en savoir plus sur les raccourcis de la barre d''état :

Dans toute la partie décrivant votre position, à la gauche de la barre d''état, vous pouvez double-cliquer afin de faire apparaître la boîte de dialogue " Rechercher et remplacer ".