Qu’est-ce que le dossier d’enregistrement par défaut ?

Vous pouvez stocker des documents dans un dossier quelconque sur votre disque dur ou sur un réseau, mais il est conseillé de les regrouper dans un répertoire que vous pouvez trouver facilement lorsque vous ouvrez ou enregistrez des documents. Microsoft Windows comprend un dossier appelé "Mes documents" qui peut vous servir d''emplacement pour stocker les documents que vous utilisez fréquemment. Si vous travaillez avec de nombreux documents ou des types de documents différents, vous pouvez les organiser dans des sous-dossiers du dossier Mes documents. Il est à noter que si vous utilisez Microsoft Windows NT Workstation 4.0, vous pouvez organiser vos documents dans le dossier nommé "Personnel".

La première fois que vous ouvrez les boîtes de dialogue "Ouvrir" et "Enregistrer sous" après le démarrage de Word, le dossier Mes documents est également sélectionné comme dossier de travail par défaut pour chaque programme Office que vous installez.

Modification du dossier de travail par défaut

Vous pouvez modifier le dossier de travail par défaut pour Word sous l''onglet "Dossiers par défaut" de la boîte de dialogue "Options" (accessible depuis le menu déroulant"Outils").

Vous pouvez le modifier pour tous les programmes Office ainsi que pour le bouton et la commande Ouvrir un document Office du Gestionnaire Microsoft Office en renommant le dossier Mes documents et/ou en le déplaçant jusqu''à un autre endroit. Si vous avez déjà changé le dossier de travail par défaut de Word ou d''une autre application individuelle d''Office, ce paramètre n''est pas modifié.

(Source : Microsoft France)

Chaque paragraphe que vous créez dans Word possède un style, que vous en appliquiez un ou non. Même lorsque le document que vous créez repose sur le modèle Document vide, Word utilise un style de texte par défaut, appelé Normal. Vous créez généralement un style lorsque vous appliquez de nouvelles options de mise en forme à un paragraphe existant. Pour faciliter la gestion de vos documents ou modèles, il est intéressant de créer des styles qu''il est important d''organiser. Nous verrons donc dans cet article :

1. Comment créer un style
2. Les avantages et inconvénients des styles de base de Word
3. Transférer les styles d''un document à un autre
4. Copier, supprimer et changer le nom d''un style
5. Modification du style Normal dans tous les futurs documents vides de Word

Comment créer un style

Nous allons voir ensemble la méthode de création de style la plus intuitive. Il vous arrivera souvent de créer des styles au fur et à mesure de votre travail en appliquant de nouvelles options de mise en forme au texte existant. La zone " Style " constitue le moyen le plus rapide de créer à partir d''un texte modifié, au fur et à mesure.

1. Mettez le texte en forme selon vos besoins
2. Sélectionnez le texte mis en forme dans votre document
3. Sélectionnez le nom du style en vigueur dans la zone " Style "
4. Donnez un nouveau nom au style et appuyez sur entrée. Le nouveau nom vient s''ajouter dans la liste " Style ". Le nouveau style comprend le style de base des paramètres de mise en forme du texte sélectionné.

Avantages et inconvénients des styles de base

Dans la mesure où tout nouveau style peut reposer sur un style existant, il va être beaucoup plus simple de définir de nouveaux styles. Supposons, par exemple, qu''un style s''appelle Corps de texte. Dans ce style sont définis la police, la taille de la police, les retraits du paragraphe, l''interligne simple, l''absence de veuve et d''orpheline et l''espacement avant et après chaque paragraphe. Vous voulez maintenant créer un style nommé " Corps de texte double ". Vous souhaitez appliquer un interligne double pour ce paragraphe.

Vous pourriez, bien sûr, repartir de zéro et créer le style en redéfinissant de la même manière tous les paramètres, les uns après les autres. Vous avez toutefois intérêt à partir d''un style de base. Choisissez " Corps de texte " comme nouveau style de base et remplacez simplement l''interligne simple par l''interligne double. En parcourant les descriptions des styles des modèles de Word, vous vous apercevrez que bon nombre d''entre eux reposent sur le style Normal.

Il est à noter que tous les changements apportés au style de base se répercutent sur tous les styles qui en dépendent. Par exemple, si vous transformez la police du style " Corps de texte " en Arial, la police du style " Corps de texte double " changera en conséquence.

Le recours à un style de base se traduit généralement par un gain de temps considérable. Si, toutefois, vous voulez créer sans risquer qu''il se transforme à la suite d''une modification apportée à un autre style, choisissez " Aucun style " dans la zone " Basé sur " de la boîte de dialogue " Nouveau style ".

Transfert de styles d''un document ou modèles à un autre

Si vous avez passé du temps à définir des styles personnalisés, vous voudrez sans doute vous en servir dans d''autres types de documents. Supposons que vous ayez défini un style parfaitement adapté au bloc d''adresse dans un modèle de lettre et que vous souhaitiez utiliser le même style sur la page de garde d''un rapport. Grâce à Word, vous pourrez très facilement transférer des styles d''un modèle à un autre.

C''est par le biais de la boîte de dialogue " Organiser " que vous allez pouvoir transférer les styles d''un modèle ou d''un document vers un autre. Pour l''ouvrir, choisissez " Style " dans le menu " Format " et ensuite cliquez sur le bouton " Organiser ". La boîte de dialogue ci-dessous s''ouvre alors :

La boîte de dialogue " Organiser ", que nous avons découvert la semaine dernière, présente les styles qui existent dans 2 endroits différents. Généralement, la liste de gauche répertorie les styles du document actif tandis que la liste de droite répertorie ceux du modèle du document actif et donc en cas général : Normal.dot.

Vous pouvez copier les styles d''un modèle de document vers un autre dans les deux directions : les flèches du bouton " Copier " changent de direction en fonction de la liste que vous sélectionnez.

Toutefois, vous serez probablement amené à transférer des fichiers entre d''autres documents et d''autres modèles. Pour sélectionner un document différent et en consulter les styles, procédez comme suit :

• Cliquez sur le bouton " Fermer le fichier " situé sous le modèle Normal.dot. La liste des styles correspondante s''efface et le bouton change de nom, il devient " Ouvrir le document ".
• Cliquez sur le bouton " Ouvrir le fichier ". La boîte de dialogue " Ouvrir " s''affiche. Word ouvre automatiquement le dossier " Modèles ".
• Sélectionnez un modèle différent dans le dossier " Modèles ".
• Cliquez sur le bouton " Ouvrir ". La boîte de dialogue " Organiser " affiche désormais les styles du modèle sélectionné dans la liste de droite.

Il est à noter que lorsque vous ouvrez des fichiers à l''aide de la boîte de dialogue " Organiser ", Word sélectionne automatiquement le type de fichier Modèles de documents dans la boîte de dialogue " Ouvrir ". Si vous voulez ouvrir un document, vous devez sélectionner " Documents Word " comme type de fichier de façon à voir la liste des documents et à sélectionner un autre dossier de votre disque.

• Dans la boîte de dialogue " Organiser ", choisissez une option " Afficher les Styles de ", située sous le contenu de chaque document, de façon à identifier les styles d''un document particulier ou de son modèle.

Copie et suppression de styles et attribution d''un nouveau nom

Entre les deux listes de la boîte de dialogue " Organiser " se trouvent les boutons permettant de copier, supprimer ou renommer le style sélectionné. Pour copier un style d''un document ou d''un modèle vers un autre, procédez comme suit :

• Ouvrez la boîte de dialogue Organiser et vérifiez que les styles du document ou du modèle s''affichant dans les 2 listes sont corrects.
• Dans l''une des 2 listes, sélectionnez le style que vous voulez transférer.
• Cliquez sur le bouton " Copier " pour copier le style vers l''autre document ou modèle ouvert.
• Cliquez sur le bouton " Fermer " dès que vous avez terminé

Pour supprimer un style, sélectionnez-le dans l''une des deux listes et cliquez sur le bouton " Renommer ". Une boîte de dialogue s''affiche pour vous laisser entre le nouveau nom du style. Cliquez sur " OK " dès que vous avez terminé.

Illustration : modification du style Normal dans tous les futurs documents vides de Word

Nous allons dans cet exemple modifier le style Normal à l''aide de la boîte de dialogue Style.

Pour modifier le style Normal, il faut suivre la procédure suivante :

1. Dans le menu " Format ", choisissez Style.
2. Cliquez sur le bouton " Modifier ". La boîte de dialogue " Modifier le style " s''affiche alors.
3. Sélectionnez le nom du style que vous vous voulez modifier dans la zone " Nom " ; ici il s''agit du style Normal.

4. Dans la boîte de dialogue " Modifier le style ", choisissez les options voulues comme il s''agissait d''une création de style.
5. Cochez " Ajouter au modèle " et " Mettre à jour automatiquement ".
6. Cliquez sur OK pour enregistrer le style Normal modifié et revenir à la boîte de dialogue " Style ".
7. Cliquez sur " Appliquer " pour appliquer le style modifié au texte sélectionné ou sur " Annuler " pour fermer la boîte de dialogue.

Afin que tous les futurs documents Word s''ouvrent avec le nouveau style Normal que vous venez de définir, il faut utiliser la fonction " Organiser " les styles. Pour cela, cliquez sur " Style " dans le menu " Format " et ensuite sur " Organiser ".

La boîte de dialogue " Organiser " présente les styles qui existent dans 2 endroits différents. La liste de gauche répertorie les styles du document actif dans lequel nous venons de modifier le style Normal.

La liste de droite répertorie ceux du modèle du document actif, donc Normal.dot. Afin que les modifications du style Normal se répercutent sur l''ensemble des documents Word, il faut donc écraser le style Normal du modèle Normal.dot en copiant le style Normal du document actif vers le modèle Normal.dot par le bouton " Copier ".
Une boîte de dialogue apparaît " Remplacer l''entrée Style Normal existante ? ", cliquez sur Oui.

(Source : Microsoft France)

La matrice suivante permet de savoir ce qui se produit lorsque vous ouvrez un fichier créé avec une version différente de Microsoft Office.

Remarque : Le texte souligné indique que la fonctionnalité nécessite l’installation d’un convertisseur séparé.

Définitions :

• Lire : l’application peut lire le format de fichier sans l’aide d’une visionneuse ou d’un convertisseur.
• Ecrire : l’application peut écrire le format de fichier natif avec peu ou pas de dégradation entre les versions.
• Ouvrir : l’application peut ouvrir le fichier, mais ne permet pas d’enregistrer dans le format d’origine.

Un formulaire bien conçu présente avant tout une structure. Les fonctionnalités de tableau de Microsoft Word 2000 sont parfaitement appropriées pour la réalisation de structures. Lorsque vous créez un formulaire, vous pouvez placer les champs de données et leurs étiquettes à partir des cellules du tableau. De plus, grâce à la modularité des tableaux, il est possible de masquer ou d''afficher les bords des cellules, de redimensionner des lignes, des colonnes ou des cellules individuelles, de fractionner ou de fusionner des cellules afin d''organiser les champs et de les présenter comme vous le souhaitez.

Création d''un formulaire

Comme pour tout document présentant une mise en page relativement complexe, il est utile d''ébaucher le formulaire sur papier avant de commencer. Si vous adaptez un formulaire imprimé existant, utilisez une copie de celui-ci pour vous guider. Ensuite, créez dans Microsoft Word une réplique de ce modèle sous la forme d''un tableau que vous remplirez .

Nous allons créer un formulaire pour illustrer la démarche :

• Créez un nouveau document vierge.
• Dans le menu Fichier, choisissez la commande Mise en page et définissez les marges à 1,27cm (un demi-pouce) de tous les côtés. Vous pourrez modifier la taille du tableau entier ou celle des bords des cellules par la suite, mais il est préférable de commencer avec le maximum d''espace disponible sur la page.
• Dans le menu Outils, choisissez la commande Options, cliquez sur l''onglet "Affichage" et cochez la case "Limite de texte" dans la zone "Options de mode Page et de mode Web" afin d''afficher les marges.
• Cliquez avec le bouton droit dans une barre d''outils et choisissez Formulaires dans le menu contextuel qui s''affiche.
• Cliquez sur l''outil "Dessiner un tableau" et tracez un rectangle délimité par les bordures supérieures droite et gauche et d''une hauteur d''une demi-page. Le tableau est à présent constitué d''une cellule géante que vous devez diviser en lignes et en colonnes.
• Tracez une série de lignes de haut en bas du tableau pour créer la structure de base de quatre colonnes et de neuf lignes.
• Dans la barre d''outils Tableaux et bordures, cliquez sur l''outil "Gomme" puis cliquez sur les lignes de séparation des cellules afin de fusionner certaines cellules. Vous devez arriver au résultat suivant ci-dessous. Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur l''outil "Gomme" pour le désactiver.

Tapez le titre du tableau et les étiquettes de champ dans les cellules appropriées. Ne vous préoccupez pas des paramètres d''alignement du texte pour l''instant. Vous devez arriver au résultat ci-dessous :

Dans la ligne 7, colonne 2, tapez "Déplacement" pour l''étiquette de la première option de type de dépense. Puis appuyez sur la barre d''espacement, puis cliquez sur le bouton "Champ case à cocher" de la barre d''outils Formulaires pour ajouter une case à cocher. La case à cocher est incorporée en tant qu''image insérée. Elle peut donc être déplacée ou mise en forme au moyen des options de mise en forme du texte. En outre, le champ est ombré mais vous pouvez désactiver la trame en cliquant sur le bouton "Trame de fond" de la barre d''outils Formulaires.

Répétez les étapes précédentes pour les autres catégories de dépenses de la cellule. Vous devez alors arriver au résultat suivant :

Sélectionnez des cellules, des lignes ou des colonnes et définissez les options de police et de taille à l''aide de la barre d''outils Mise en forme. Lorsque vous redimensionnez le texte, vous remarquerez que les cases à cocher sont redimensionnées en même temps dans la ligne 7.

Suite aux différentes manipulations que nous avons réalisées la semaine dernière, nous avons obtenu le formulaire ci-dessous. Nous allons aujourd''hui insérer d''autres éléments comme des menus déroulants et nous formaterons le document pour qu''il puisse être manipulé par d''autres utilisateurs.

Au niveau de la quatrième ligne, à la colonne quatre, positionnez votre curseur en face de service. Dans la barre d''outils Formulaires, cliquez sur la troisième icône en partant de la gauche, "liste déroulante de formulaire". Un rectangle vide, délimité par des pointillés apparaît alors. Double cliquez à l''intérieur de ce rectangle. Une boîte de dialogue nommée "Option de champ : liste déroulante" vous est proposée. Dans "Elément de liste", tapez "Marketing" puis cliquez sur "Ajouter". "Marketing" apparaît alors dans la zone "Liste". Réitérez cette opération afin de saisir plusieurs éléments dans la zone déroulante. Ajoutez par exemple les services : Commercial, Comptabilité, Production, Direction.
A la cinquième ligne, colonne numéro 2, positionnez votre curseur en face de "Date du chèque". Cliquez sur la première icône de la barre d''outils "Formulaires", sur l''icône "Champ Texte". Une série de °°°°° apparaît. Ceux-ci matérialisent une zone de saisie pour l''utilisateur. Recommencez cette opération pour les autres champs laissés vierges : "Date de la commande", Nom du Demandeur", "Chèque payable à", etc.

Votre formulaire est désormais finalisé. Vous devez maintenant le verrouiller afin que n''importe quel utilisateur puisse y accéder mais sans modifier sa structure. Pour ce faire, cliquez sur la dernière icône de la barre d''outils Formulaires, nommée "Protection du formulaire".

Le pointeur prend alors la forme d''une flèche et ne permet à l''utilisateur de modifier que les zones de texte (les champs) que vous avez spécifiés.

(Source : Microsoft France)

Qu’est-ce qu’un index ?

Un index répertorie les termes et les sujets examinés dans un document imprimé, ainsi que les pages dans lesquelles ils apparaissent. Vous pouvez créer une entrée d''index :

• Pour un mot, une expression ou un symbole individuels.
• Pour un sujet couvrant un intervalle de pages.
• Faisant référence à une autre entrée, telle que "Transports.Voir Bicyclettes".

Si vous créez un grand nombre d''entrées d''index pour un sujet spécifique, vous pouvez créer des entrées d''index à plusieurs niveaux. Par exemple, créez l''entrée d''index principale "Transports", puis regroupez les entrées d''index secondaires "Bicyclette" et "Automobile" en dessous.

Microsoft Word 2000 peut créer automatiquement un index pour votre document en recueillant les entrées que avez identifiées à l’aide de marques de champ d’index ou en rassemblant toutes les occurrences de mots ou d’expressions basées sur une liste que vous créez séparément. Comme les autres tables, un index est créé sous la forme d’un grand champ.

Création d’un index à partir d’un texte marqué

Pour créer un index de texte marqué, vous devez marquer chacun des mots ou chacune des expressions que vous voulez faire figurer dans l’index. Si vous créez un document volumineux, il est préférable d’effectuercette opération lors de la vérification finale du document. Pour insérer une marque d’index, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le texte à marquer.
   
   
2. Appuyer sur ALT+MAJ+X pour ouvrir la boîte de dialogue "Marquer les entrées d’index", comme illustré ci-après. (Une autre façon d’afficher cette boîte de dialogue consiste à choisir Tables et index dans le menu Insertion et à cliquer sur l’onglet "Index", puis sur le bouton "Marquer les entrées".)

   

3. Cliquez sur le bouton "Marquer" pour marquer cette entrée en particulier ou sur "Marquer tout" pour marquer toutes les occurrences de cette entrée dans l’ensemble du document. La boîte de dialogue demeure ouverte après que vous avez marqué une entrée, pour vous permettre de sélectionner un autre texte dans votre document afin de le marquer également.
   
   
4. Cliquez en-dehors de la boîte de dialogue et sélectionnez une autre entrée d’index, puis cliquez dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d’index pour réactiver afin de pouvoir marquer la sélection. Répétez cette opération jusqu’à ce que toutes les entrées d’index soient marquées.
   
   
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la croix dans l’angle supérieur droit de la boîte de dialogue pour la refermer.

Soyez prudent lorsque vous utilisez le bouton "Marquer tout" pour marquer les entrées d’index. A moins que le texte sélectionné soit un nom propre ou un terme technique, Word risque de marquer les entrées qui n’ont rien à faire dans l’index.

Définition des options d’entrées d’index

Lorsque vous marquez une entrée via la boîte de dialogue "Marquer les entrées d’index", plusieurs options vous sont offertes quant à la façon dont cette entrée sera mise en forme dans l’index.

Edition du texte de l’entrée principale

Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue "Marquer les entrées d’index" pour la première fois, le texte que vous avez sélectionné dans votre document apparaît dans la zone "Entrée". Vous pouvez, si vous le souhaitez, sélectionner et éditer ce texte. Vous avez ainsi la possibilité de créer différentes entrées d’index pour le même texte marqué. Un index comprend fréquemment plusieurs références au même texte dans un document, car tout un chacun n’utilise pas les mêmes mots pour faire référence à un même concept. Par exemple, le texte faisant référence à "rentabilité" peut également apparaître dans l’index sous "fond de roulement" ou "santé financière". Pour créer des entrées d’index supplémentaires pour le même texte, éditez le texte de l’entrée principale et cliquez sur "Marquer" après chaque nouvelle entrée.

Création de l’index

Une fois que vous avez marqué toutes les entrées que vous voulez voir apparaître dans l’index, sa création est très facile. Le processus est comparable à celui permettant de créer une table des matières ou une autre table dans votre document.

Pour générer votre index, procédez comme suit :

1. Placez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez faire apparaître l’index, généralement à la fin de votre document.
   
   
2. Dans le menu Insertion, choisissez Tables et index puis cliquez sur l’onglet "Index", le cas échéant Word affiche les options d’index illustrées ci-dessous.

   

3. Dans la liste "Formats", sélectionnez un format d’index. Vous pouvez juger de l’apparence de chacun des formats dans la zone "Aperçu avant impression" au-dessus. Pour voir comment sont mis en forme les différents types d’entrée selon les options choisies, faites défiler la zone "aperçu avant impression".
   
   
4. Choisissez le nombre de colonnes de l’index. Si vous avez marqué plusieurs dizaines d’entrées d’index, celui-ci peut s’étendre sur de nombreuses pages. Dans le cas où la plupart des entrées de votre index sont courtes, vous pouvez économiser du papier en le présentant sur trois colonnes au lieu de deux.
   
   
5. Le cas échéant, sélectionnez d’autres options, puis cliquez sur "OK". Word ajoute l’index à votre document sous la forme d’un grand champ.

Mise en forme d’un index

Une fois l’index ajouté à votre document, vous pouvez en sélectionner une partie quelconque et la mettre en forme manuellement ou formater le texte de certains niveaux en modifiant les styles d’index. Deux méthodes permettent de modifier un style d’index :

• Dans la boîte de dialogue Tables et index, ouvrir l’onglet "Index", cliquer sur le bouton "Modifier", puis modifier le style.
  
  
• Dans le menu Format, choisir Style puis modifier le style.

Mise à jour d’un index

Si vous marquez des entrées d’index supplémentaires ou si vous modifiez le texte du document de telle sorte que l’emplacement des entrées d’index change, vous devez mettre à jour votre index. Vous pouvez effectuer cette opération à tout moment. Il vous suffit de cliquez dans l’index et d’appuyer sur la touche F9 ou de cliquez dans l’index avec le bouton droit de la souris et de choisir Mettre à jour les champs dans le menu contextuel.

Création d’un index à partir d’une liste

Plutôt que de marquer les entrées d’index dans l’ensemble du document, vous pouvez préparer une liste de mots ou d’expressions et faire en sorte que Word les recherche dans votre document, les marque et les place automatiquement dans un index.

Il est à noter que la création ou la modification d’un index à partir d’une liste de mots est une opération risquée, car Word recherche et marque automatiquement toutes les occurrences des mots ou des expressions que vous avez indiqués, alors que vous ne souhaitez peut-être pas les intégrer toutes dans l’index. Par exemple, vous pouvez ajouter "Aéroport" à l’index d’un guide de voyage pour vous rendre compte par la suite que l’index contient de nombreuses références banales à des aéroports, inutiles dans l’index. Il est préférable d’utiliser une liste pour compléter un index existant créé à partir d’entrées que vous avez marquées à la main et de ne faire figurer dans cette ligne que les mots et les expressions suffisamment univoques pour n’apparaître que sur les pages que vous souhaitez répertorier dans l’index.

Pour compléter un index existant ou créer un nouvel index à partir d’une liste procédez comme suit :

1. Créez un nouveau document.
   
   
2. Dans le menu Tableau, sélectionnez le sous-menu Insérer puis la commande Tableau pour insérer un tableau à deux colonnes.
   
   
3. Dans la colonne de gauche du tableau, tapez le mot ou l’expression que vous voulez que Word recherche dans votre document. Tapez le mot exactement tel qu’il apparaît dans votre document, en particulier en ce qui concerne l’usage des majuscules. Par exemple, Word ne trouvera pas "statistiques de fabrication" si vous entrez "Statistiques de fabrication" dans cette colonne.
   
   
4. Dans la colonne de droite du tableau, tapez l’entrée d’index telle que vous souhaitez qu’elle apparaisse dans l’index.
   
   
5. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque entrée d’index.
   
   
6. Enregistrez ce document.
   
   
7. Revenez dans le document dont vous voulez créer ou compléter l’index.
   
   
8. Dans le menu Insertion, choisissez Tables et index puis cliquez sur l’onglet "Index", le cas échéant.
   
   
9. Cliquez sur le bouton "Marquage auto". Word affiche la boîte de dialogue "Ouvrir le fichier d’indexation automatique".
   
   
10. Double-cliquez sur le fichier contenant le tableau à deux colonnes. Word recherche et marque dans votre document tous les mots ou expressions correspondants.
    
    
11. Dans le menu Insertion, choisissez de nouveau Tables et index puis cliquez sur "OK" pour créer l’index. Si vous mettez à jour un index existant, cliquez sur "Oui" quand Word vous demande si vous voulez remplacer l’index existant.

La plupart du temps, lorsque l''on crée un document avec Microsoft Word, c''est dans le but de le communiquer ensuite à un public. Vous choisirez alors différents types de publication, adaptés à votre audience et à votre message : journal d''entreprise, bulletin, magazine, carton d''invitation, affichette, mémo, rapport, thèse etc. Nous allons vous donner quelques conseils pour rendre votre communication plus efficace. Pour ce faire, nous allons nous appuyer sur des exemples de réalisation. La première composition que nous vous proposons est le journal d''entreprise.

Pour créer un journal d''entreprise

Pour s''adresser à un large public, les salariés d''une entreprise par exemple, la publication sous la forme d''un journal est bien adaptée. Une mise en page en colonnes donne du rythme à la composition et incite à lire. Deux règles pour construire votre journal : composez le texte principal en colonnes et dessinez des cadres où se placent les textes qui chevauchent plusieurs colonnes.

Nous allons commenter la mise en page que nous vous proposons :

Les marges droite et gauche sont réduites à leur minimum, en l''occurrence 1,5 cm. La marge haut est réglée à 2 cm, la marge bas à 1,8 cm. Quatre colonnes espacées de 0,5 cm composent le texte principal. L''option " Ligne séparatrice n''a pas été cochée. Des filets de ¾ de point, séparant les colonnes, sont tracés avec l''outil " Trait " de la barre d''outils Dessin. Ces filets sont disposés en arrière-plan. Le nom du bulletin, le titre de l''article et le chapeau sont placés dans des cadres (Menu Insertion puis Zone de texte) positionnés par rapport aux colonnes. Concernant le nom du bulletin, les lettres majuscules sont en noir, les minuscules sont en couleur (ou en gris), couleur qui se retrouve dans les bordures et les filets qui délimitent le document. La police du nom du bulletin est Gothic ; sa taille est de 72 points. La police du titre de l''article est Century Schoolbook et sa taille est de 27 points.

• Il est à noter que le titre de l''article s''étend sur l''équivalent de 3 colonnes. Dans notre exemple, le chapeau s''étend également sur 3 colonne ; il est néanmoins possible de ne l''étendre qu''à 2 colonnes. La police du chapeau est Century Schoolbook, sa taille est de 14 points, et il est formaté en italique.
• Dans la première colonne, le slogan est composé avec la couleur des filets. Sa police est Century Schoolbook et la taille est de 18 points.
• Les autres textes sont saisis linéairement. La police est Century Gothic, la taille est de 9 points.
• Il est également possible de disposer une bordure haute et basse de 6 points que vous pouvez insérer depuis le menu Format, Bordure et trame, puis Bordure.

Nous poursuivons aujourd''hui notre article de la semaine passée par la réalisation de rapports. Pour présenter le résultat d''un travail ou formaliser un travail en cours, il est possible de créer des rapports. Au-delà de leur mise en page, il faut attacher une grande attention à leur structure.

Que vous soyez étudiant, attaché commercial, scientifique, chef d''entreprise ou technicien, vous devez présenter le fruit de votre travail sous la forme d''un rapport. On l''appelle thèse, proposition commerciale, dossier d''étude ou plan de développement, dans tous les cas, vous devez attacher une grande importance à sa mise en page. Plus elle sera réussie, plus agréable sera sa lecture, plus votre pensée apparaîtra claire et convaincante, et plus votre travail prendra de la valeur.

Microsoft Word 2000 propose 3 modèles de rapport, 1 modèle de manuel, 1 d''annuaire et 1 de thèse. Vous y accédez par le menu Fichier, puis Nouveau, et ceux-ci sont répartis entre les onglets Rapports et Publication. Vous pouvez également trouver un modèle de brochure.

Le modèle de manuel

Il s''agit d''un document doté d''une style sobre et classique. Vous pouvez ainsi l''utiliser pour de nombreux types de documents, même s''il ne s''agit pas spécifiquement de manuel d''utilisation. Par ailleurs, vous pouvez lire le texte qui est fourni à titre d''exemple, il décrit comment adapter la mise en page à vos besoins.

Le modèle Annuaire

Il s''agit d''une mise en page idéale pour créer des glossaires ou des listes.

Les différents modèles de rapports proposés

• Rapport professionnel : la police Arial utilisée aussi bien pour les titres que pour le texte principal dégage une impression de modernité. Le noir au blanc détache les titres et insiste sur la structure. Les filets en haut et en bas de page assoient la composition. Les décrochages entre les titres et le texte donnent de la dynamique.
• Rapport contemporain : ce modèle dégage une forme aérée. Les pointillés en haut de page guident le regard vers le titre, lui même très compact. Le chapeau en italique est élégant. Les titres s''alignent sur le texte principal, et seuls les intertitres, sur fond grisé, dessinent avec légèreté la structure du document.
• Rapport élégant : ce modèle est classique. Cette impression est renforcée par l''emploi exclusif de la police Garamond. De plus, la largeur de texte est assez importante.

La création de rapports avec Word

Sur un format de papier A4, créer un rapport agréable à lire et agréable à regarder pose un dilemme : établir le meilleur compromis entre taille des marges et taille des caractères. Les modèles de rapport standard présentés ci-dessus disposent de marges latérales de 2,5 cm, le texte est donc justifié sur 16 cm (21 moins 2x2,5cm). Cette justification correspond à celle préconisée couramment dans l''édition. Si, pour le texte principal, on choisit la police Arial, on peut opter pour une taille de 14 points, qui va faciliter la lecture mais va rendre le texte moins agréable à regarder. On sacrifie alors l''esthétisme sur l''autel de la lisibilité.

Si on a coutume de dire que plus les caractères sont petits, plus ils sont élégants, on peut alors réduire la police à une taille de caractères de 13 points. Mais on n''augmente presque pas la lisibilité et on n''améliore guère la beauté plastique du texte. Que faire alors pour obtenir un texte agréable à lire et à regarder ?

Dans les rapports professionnel et contemporain, le parti est pris d''affecter aux paragraphes du texte principal un retrait à gauche de 1,9 cm. La justification se réduit à 14,1 cm, ce qui donne une taille optimale de caractère de 12,5 points. Dans les rapports proposés par Word, cette taille est de 10 points, ce qui peut rendre la lecture quelque peu difficile.

Il est possible alors d''opter pour 4 possibilités :

• Augmenter la taille des marges : le document prendra un aspect plus luxueux, mais moins dense et donc moins professionnel.
• Augmenter le retrait à gauche des paragraphes : le décrochage entre les titres et le texte principal risque de devenir exagéré, ce qui nuirait à la dynamique de la mise en page.
• Accepter une taille élevée pour les caractères : c''est alors choisir de perdre quelque peu en esthétisme.
• Accepter une taille réduite de caractères : c''est alors dans ce cas le choix de perdre en lisibilité.

Il faut donc composer avec ces contraintes : augmenter légèrement les marges et le retrait (de 0,3 cm par exemple) et choisir une taille intermédiaire entre meilleure lisibilité et meilleure esthétique (11,5 points par exemple). Toutefois, cette solution de compromis ne saurait être satisfaisante.

Il est évident qu''il est difficile d''atteindre la perfection dans la composition d''un document. Mais si vous gardez en tête les contraintes indiquées dans cet article, vous améliorerez sensiblement le rendu de vos publications.

Par ailleurs, si vous souhaitez réaliser simplement des mises en pages élaborées, vous pouvez utiliser le logiciel Microsoft Publisher 2000. La semaine prochaine, nous vous montrerons comment réaliser un journal d''entreprise à l''aide de cet outil.

(Source : Microsoft France)

L''usage des étiquettes peut se révéler très divers et quotidien : par exemple pour imprimer des adresses à l''occasion d''un publipostage, ou bien pour des dossiers, des classeurs ou des badges...



Ici, nous avons opté pour l''impression d''étiquettes au coup par coup.
La procédure pas à pas :



1. Démarrez tout d''abord votre logiciel Word, puis dans le menu "Outils", cliquez sur "Enveloppes et étiquettes", puis sur l''onglet Étiquettes.



2. Dans la zone "Adresse"

, saisissez l''adresse de votre correspondant, ou un autre intitulé en fonction du type d''étiquette à créer. Sélectionnez ensuite le nombre d''étiquettes à imprimer, puis cliquez sur "Options".



3. Dans la boîte de dialogue "Options pour les étiquettes" sélectionnez le format souhaité ; cliquez sur "Détails" pour avoir un aperçu de la taille choisie.



4. La fenêtre qui s''ouvre alors vous permet de modifier la hauteur et la largeur de l''étiquette, ainsi que les marges .... Lorsque vous avez défini l''ensemble des paramètres, il vous suffit de cliquer sur "OK" pour pouvoir lancer l''impression.

(Source : Microsoft France)

Dans Microsoft Word 2000, pour afficher chaque page telle qu''elle sera imprimée, vous pouvez cliquer sur sur l''icône " Aperçu avant impression " dans la barre d''outils Standard. Pour quitter le mode Aperçu avant impression et retourner au mode d''affichage précédent du document, cliquez sur " Fermer ". Mais vous pouvez aussi modifier du texte directement depuis cet affichage. Pour ce faire, procédez comme suit :

• En mode Aperçu avant impression, affichez la page que vous voulez modifier.
• Cliquez dans le texte à l''endroit où vous voulez apporter des modifications. Word fait un zoom sur la zone concernée.
• Cliquez sur le bouton Loupe . Lorsque le pointeur prend la forme d''un I, vous pouvez modifier votre document.
• Pour revenir à la taille d''origine, cliquez sur le bouton Loupe, puis sur le document.
• Pour quitter le mode Aperçu avant impression et revenir au mode précédent, cliquez sur Fermer.

Cette technique peut être très pratique pour réaliser les derniers ajustements, conformément au résultat qui va être imprimé.

Par ailleurs, depuis le menu " Aperçu avant impression ", il est également possible d''ajuster le texte de la page. Cette commande réduit d''une page le nombre de pages d''un document afin d''empêcher qu''une petite partie de texte ne se trouve sur une pleine page en fin de document.

(Source : Microsoft France)

A l''intérieur d''un tableau, Microsoft Word vous donne la possibilité de réaliser des calculs. Pour ce faire, nous allons voir pas à pas comment procéder. Nous allons prendre l''exemple ci-dessous. Vous souhaitez réaliser le total de vos dépenses :

• Positionnez votre curseur dans la cellule en face de Montant.

• Cliquez dans le menu Tableau sur Formule

• La boîte de dialogue suivante apparaît :

• Vous remarquez que par défaut Word fait apparaître la fonction SUM qui renvoie la somme des termes nommés entre parenthèse, soit (ABOVE), c''est-à-dire les nombres situés au-dessus de la cellule dans laquelle votre curseur est positionné.

• Dans la zone Format, vous pouvez définir le format des nombres. Vous pouvez par exemple rajouter un signe pourcentage (%) ou un symbole F pour des montants. Les formats disponibles sont les suivants :

Word insère le résultat du calcul sous forme de champ dans la cellule sélectionnée. Si vous modifiez le contenu des cellules référencées, vous pouvez mettre à jour le calcul en sélectionnant le champ et en appuyant sur F9.

Microsoft Word vous permet de travailler à partir d''autres formules de calcul. Nous vous proposons une sélection de ces formules dans le tableau ci-dessous :

En termes de référence, Microsoft Word vous permet également de créer des références à des cellules d''un tableau. Lorsque vous effectuer des calculs dans un tableau, vous faites référence aux cellules de tableau sous la forme A1, A2, B1, B2 (etc.) la lettre représentant une colonne et le numéro représentant une ligne. Les références de cellule dans Microsoft Word sont toujours des références absolues, ce qui n''est pas le cas dans Microsoft Excel et ne contiennent pas de signes dollar. Par exemple, la référence à une cellule sous la forme A1 dans Word correspond à la référence $A$1 dans Excel. Dans une formule, une référence de cellule absolue est l''adresse exacte d''une cellule, indépendamment de la position de la cellule contenant la formule.

La création de références à des cellules d''un tableau suit cette logique :

Si vous souhaitez faire référence à des cellules dans des formules, utilisez une virgule pour séparer les références à différentes cellules et un signe deux points pour séparer la première cellule de la dernière cellule d''une plage déterminée.

(Source : Microsoft France)

Si vous travaillez en entreprise, vous savez sans doute que chaque seconde gagnée sur un outil tel que le traitement de texte est une seconde gagnée par exemple pour produire des opérations marketing, conclure des ventes, bref gagner du temps et donc éventuellement de l''argent ! Avec Microsoft Word 2000, plusieurs outils vous permettant de gagner du temps sont mis à votre disposition.

Grâce à eux, faites travailler Word pour vous et gagnez en productivité. Ces outils sont :

• La correction automatique
• L''insertion automatique
• Les champs
• Les styles
• Les modèles

Correction automatique en cours de frappe

La fonction Correction automatique corrige automatiquement les fautes récurrentes durant la saisie. Elle rétablit ainsi certaines inversions de lettres ("dnas" au lieu de "dans") dès la saisie d''un espace après le mot concerné. Elle met également automatiquement en capital le caractère suivant un point, et en minuscule le second caractère (à l''exception de certaines abréviations) quand vous saisissez deux capitales successives.

Si vous commettez une faute qui n''est pas directement rectifiée, ou si vous saisissez un mot qui est absent du dictionnaire Word, le programme souligne le mot au moyen d''une ligne rouge ondulée. Les répétitions de mots sont identifiées de la même manière.

Pour modifier les paramètres, allez dans le menu Outils, puis cliquez sur "Correction Automatique…". Vous pouvez ainsi utiliser la "correction automatique" pour d''autres tâches que de simples corrections de frappe. Il est par exemple possible de réaliser une abréviation pour le nom de votre société, les noms de vos produits ou pour des termes techniques.

Nous avons vu la semaine dernière que Microsoft Word 2000 met à votre disposition un certain nombre d''outils qui vous permettent de gagner du temps dans vos tâches courantes de traitement de texte. Nous poursuivons aujourd''hui la description de ces outils par "l''insertion automatique".

Insertion automatique

Certains termes et formules de politesse reviennent constamment dans lettres et documents. La commande Insertion automatique permet de les insérer très rapidement sans commettre de fautes de saisie.

Comment insérer une entrée Insertion automatique
Au lieu de saisir "Salutation distinguées" en fin de lettre, insérez ces mots en les sélectionnant dans le menu Insertion automatique :

• Cliquez de manière à placer le point d''insertion devant le nom du signataire
• Dans le menu Insertion, pointez sur Insertion automatique. Un élément de menu suivi d''une flèche donne accès à un menu en cascade.
• Dans ce menu, sélectionnez Formule politesse, puis cliquez sur "Salutations distinguées". Word insère le texte dans le document
• Appuyez deux fois sur Entrée.

Microsoft Word propose par défaut de nombreuses entrées Insertion automatique. Il est possible cependant de créer d''autres entrées en fonction de vos besoins, par exemple le nom de votre société ou votre logo.

Vos entrées peuvent être codifiées par une chaîne de caractères ou apparaître dans un menu : il suffira ensuite d''entrer les caractères et d''appuyer sur F3, ou d''activer la commande, pour insérer l''entrée correspondante. Cette fonction est particulièrement utile pour les formatages complexes incluant des symboles, des graphiques, des nombres.

Pour créer une entrée, sélectionnez le texte concerné, activez la commande Insertion automatique du menu Insertion (elle peut aussi être appelée par ALT + F3), et entrez la chaîne de caractères qui générera l''insertion.

Nous avons vu la semaine dernière que Microsoft Word 2000 met à votre disposition un certain nombre d''outils qui vous permettent de gagner du temps dans vos tâches courantes de traitement de texte. Nous poursuivons aujourd''hui la description de ces outils par la fonction "Insertion / Champ".

À propos des champs

Les champs constituent des espaces réservés aux données d''un document susceptibles d''être modifiées, ainsi que pour la création de lettres types et d''étiquettes dans des documents de fusion. Parmi les champs les plus courants, citons le champ PAGE, que vous insérez lorsque vous ajoutez des numéros de page, et le champ DATE, que vous insérez lorsque vous cliquez dans le menu Insertion sur Date et heure, puis que vous activez la case à cocher Mettre à jour automatiquement.

Les champs sont insérés automatiquement lorsque vous créez un index ou une table des matières à l''aide de la commande Tables et index du menu Insertion. Vous pouvez également utiliser des champs pour insérer automatiquement des informations relatives au document (telles que son auteur ou le nom de fichier), effectuer des calculs, créer des liaisons et des références à d''autres documents ou éléments, ainsi qu''exécuter d''autres tâches spéciales.

Les codes de champ s''affichent entre accolades ({ }). Vous ne pouvez pas placer le champ entre accolades en tapant celles-ci à l''aide du clavier. Les champs sont insérés lorsque vous utilisez certaines commandes, telles que la commande Date et heure du menu Insertion, ou que vous appuyez sur CTRL+F9, puis tapez les informations appropriées entre les accolades qui entourent le champ.

Insertion de champs

1. Cliquez à l''endroit où vous souhaitez insérer les informations.
2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Champ.
3. Cliquez sur une catégorie, puis sur un nom de champ

Certaines mises en forme d''un document sont récurrentes : les noms de produit peuvent par exemple apparaître systématiquement en gras ou en italique. Au lieu de formater chaque produit individuellement , vous gagnerez du temps et réduirez les risques d''erreurs en utilisant des styles leur appliquant simultanément, à tous, une combinaison de mises en forme de texte ou de paragraphe. Et lorsque vous modifiez le style, tout le texte affecté est automatiquement mis à jour et reformaté.

Un style de paragraphe est une collection de formatages de caractère qui s''applique à l''ensemble du paragraphe. Un style de ce type peut également comporter des alignements, des espacements et l''interlignage qui sont des mises en forme spécifiquement adaptées aux paragraphes et non pas seulement aux caractères (gras, souligné, etc.). En appliquant un style de paragraphe, vous obtiendrez un document homogène.

La barre d''outils Mise en forme affiche le nom du style du paragraphe où se trouve le curseur. Par défaut, si vous n''avez pas défini de style et si vous ne travaillez pas avec un modèle de document (nous en parlerons la semaine prochaine), vous êtes en style Normal.

Pour changer le style du paragraphe courant, déroulez la liste des styles et sélectionnez-en un. Microsoft Word vous propose quelques styles standard.

Pour ajouter un nouveau style, commencez tout d''abord par formater le paragraphe qui va servir de base pour la "construction" du style. Dans la barre d''outils Mise en forme, sélectionnez le nom du style affiché (dans la plupart des cas, il s''agira du style Standard) et inscrivez le nouveau nom que vous voulez attribuer au style que vous avez créé. Pressez Entrée. Un nouveau style est alors ajouté.

Pour modifier un style, modifiez d''abord les caractéristiques du paragraphe associé, puis sélectionnez le nom du style et appuyez sur Entrée. Une boîte de dialogue vous demande alors de confirmer la modification (cette technique ne fonctionne pas avec le style Normal, attribué par défaut à tout nouveau paragraphe).

La commande Format / Style… propose de régler les styles de façon plus complète. Vous pourrez créer de nouveaux styles (bouton Nouveau), en supprimer (bouton Supprimer) et modifier les styles existants.

Afin de vous repérer, vous pouvez activer Outils / Options / Affichage et saisir une largeur de 2 ou 3 cm pour la Zone de style. Les noms des styles utilisés apparaîtront dans la marge du document.

Pour les lettres, rapports, mémos, et tous les documents à usage courant, vous pouvez construire un modèle de document que vous pourrez réutiliser. Vous gagnerez ainsi du temps pour chaque nouveau document.

Une fois un document mis au point, transformez-le en modèle en l''enregistrant dans le dossier Modèle d''Office. Avec Fichier / Enregistrer sous…, choisissez alors comme type de fichier Modèle de document (.dot). La liste des modèles et des dossiers de modèles d''affiche. Il vous reste à déterminer où ranger le modèle. Vous pouvez éventuellement créer un dossier des modèles personnels.

Dorénavant, la commande Fichier / Nouveau… fera apparaître votre modèle en même temps que ceux de Microsoft Word. Tous les documents ultérieurs basés sur ce modèle en adopteront les même styles et réglages de mise en page.

Après une installation standard, le dossier Modèle se trouve dans Program Files / Microsoft Office. Pour ne plus travailler qu''avec des modèles personnels, activez Outils / Options… Dans l''onglet Dossiers par défaut, sélectionnez la ligne Modèles utilisateur et cliquez sur Changer… Vous indiquerez alors l''emplacement de stockage de vos modèles.

Après chaque commande Fichier / Ouvrir…, Word se place dans le dossier de travail par défaut. Pour qu''il indique directement un dossier personnel, sélectionnez la ligne Documents dans la boîte de dialogue Outils / Options / Dossiers par défaut et cliquez sur Changer…

La commande Outils / Modèles et compléments… affiche le modèle attaché au document. Le modèle par défaut est Normal.dot. En cliquant sur Attacher…, vous affectez un autre modèle au document. Si vous validez l''option Mise à jour automatique des styles de document, les styles définis dans le modèle se répercuteront dans le document.

(Source : Microsoft France)

L''utilisation de pages HTML apporte de nouvelles fonctionnalités : l''utilisateur peut ajouter des éléments qui n''étaient pas disponibles dans les documents sur papier. Word 2000 apporte des compléments aux fonctions HTML de Word 97, ce qui facilite et accélère la création de pages Web d''aspect professionnel.

Assistant Page Web

La plupart des utilisateurs connaissent peu le format HTML et ne se soucient pas de connaître les détails techniques du codage HTML. L''Assistant Page Web de Word 2000 les aide à concevoir aisément et rapidement des pages Web à l''aspect professionnel. Mieux encore, comme la plupart des pages Web sont créées pour être intégrées à d''autres pages Web et former ainsi un site complet, l''Assistant Page Web facilite la création de sites Web avec des fonctions telles que les thèmes communs, pour avoir une sorte de charte graphique des pages, et la navigation d''une page à l''autre.

Compatibilité avec le navigateur en vigueur

Au cours de ses recherches auprès des utilisateurs, Microsoft a constaté que les entreprises disposaient souvent d''un navigateur Internet standard pour leurs postes micro-informatiques, et qu''elles mettaient parfois du temps à passer à une nouvelle version. Pour être certain de créer des pages Web visualisables par tous, l''utilisateur peut spécifier la version de navigateur standard dans l''entreprise. Ce choix désactivera toutes les fonctionnalités de Word 2000 que cette version ne peut comprendre.

Prévisualisation des pages Web

Il est désormais possible de prévisualiser depuis Word même des documents publiés dans le navigateur Web par défaut. Dans la barre principale de commandes, le bouton Aperçu d''impression a été étendu au Web ; le menu Fichier comprend lui aussi cette commande. L''Aperçu Web facilite l''affichage du résultat final tel que les autres utilisateurs le verront apparaître.

Taille de police par défaut

Pour devenir un éditeur HTML à part entière, Word 2000 adopte le Times New Roman 12 comme police par défaut. Dans son étude des formats de pages Web courants, Microsoft a découvert que cette police et cette taille était la combinaison d''usage la plus fréquente, et que la majorité des documents imprimés l''utilisaient également. Enfin, la plupart des autres éditeurs HTML du marché utilisent le Times New Roman 12 comme police par défaut. Avec une police et une taille standards pour tous leurs documents Web et papier, les utilisateurs n''auront aucun mal à utiliser leurs fichiers indifféremment sur le Web ou sur papier.

Thèmes

Pour créer des pages Web attirantes, riches graphiquement et homogènes, Word 2000 a prévu les thèmes. Ces thèmes permettent d''élaborer une charte graphique pour vos pages. Ils sont également présents dans d''autres logiciels Office 2000 (Microsoft Access les reconnaît, et Microsoft PowerPoint® comporte des modèles de conception qui fonctionnent de manière identique) et ont été choisis dans la palette fournie avec FrontPage 98. Parmi les éléments définis dans les thèmes, on peut citer les arrière-plans, les définitions de couleurs, les puces et des mises en forme textuelles de type taille, format, couleur et type de police. Certains thèmes comportent même des animations. Chaque thème dispose d''une option de couleurs double : jeu par défaut ou jeu de couleurs plus vives. Les thèmes sont partageables avec FrontPage 2000 et Access 2000.

Cadres WYSIWYG

Les cadres (frames) sont un moyen simple de faciliter la navigation au sein des sites Web. En tant qu''éditeur HTML à part entière, Word 2000 fournit de puissants outils de création et d''affichage de pages de cadres WYSIWYG. L''utilisateur peut se servir de la nouvelle barre d''outils Cadres pour ajouter de nouveaux cadres. L''utilisateur peut aisément redimensionner un cadre en faisant glisser sa bordure, le supprimer d''un simple clic, et déplacer son contenu vers un autre cadre par simple glissement. Cette fonctionnalité WYSIWYG permet à l''utilisateur de voir exactement l''aspect de ses pages dans un navigateur Web.

L''utilisation de pages HTML apporte de nouvelles fonctionnalités : l''utilisateur peut ajouter des éléments qui n''étaient pas disponibles dans les documents sur papier. Word 2000 apporte des compléments aux fonctions HTML de Word 97, ce qui facilite et accélère la création de pages Web d''aspect professionnel.

Tables des matières
Word 2000 apporte plusieurs améliorations à la fonction de sommaire pour les documents destinés au Web. L''utilisateur peut ainsi aisément créer une table des matières de document long en utilisant un cadre qui simplifie la navigation. En outre, les lignes du sommaire deviennent automatiquement des liens hypertexte dans les documents Web. A l''inverse, les liens hypertexte de ces derniers deviennent automatiquement des lignes de sommaire lorsque le document reprend une forme papier.

Liens hypertexte
Word 2000 offre une interface améliorée pour les liens hypertexte et facilite leur gestion dans les documents. L''utilisateur peut créer différentes sortes de liens, comme par exemple des sauts au sein d''un même document ou des déclencheurs de courrier électronique, sans connaître le jargon HTML. Il peut aisément spécifier le texte à afficher dans les liens, et créer des liens vers des fichiers nouveaux ou déjà existants. Lorsqu''il enregistre un document, Word 2000 vérifie les liens et répare ceux qui sont devenus inopérants en raison du déplacement de fichiers ou d''autres événements.

Lignes horizontales
Les lignes horizontales sont courantes dans les documents Web. Par rapport à Word 97, Word 2000 améliore les lignes horizontales en les affichant au fur et à mesure de leur apparition dans le navigateur et en permettant de modifier leurs propriétés à loisir : couleur, taille, largeur, alignement, ombrage.

Mise en forme de tableaux
Word 2000 améliore les fonctionnalités liées aux tableaux en permettant la création de mises en forme communément rencontrées dans les pages Web. Ces nouveautés incluent les tableaux imbriqués, l''ajustement automatique des cellules de tableau comportant des éléments graphiques, des paramètres d''espacement et de bordures, et l''habillage de tableau qui permet de placer du texte ou une mise en forme autour du tableau sans le ou la mettre dans une zone ou un cadre. Que le fichier soit au format HTML ou au format natif Word, l''utilisateur dispose ainsi d''un environnement unique de manipulation des tableaux.

Bordures de tableaux
Word 2000 améliore les boîtes de dialogue Bordures et trame et Tableau mise en forme automatique pour faciliter la création de tableaux de style Web. A l''étude de différents tableaux destinés au Web, Microsoft a constaté que de nombreux utilisateurs se servent des bordures spécifiques; la boîte de dialogue Bordures de Word 2000 comprend donc ces styles de bordures. Par ailleurs, pour accélérer ces types de mises en forme, Word 2000 les propose en tant que styles " Web " dans la boîte de dialogue Tableau mise en forme automatique.

Comportement des images en mode Page et Page Web
Word 2000 propose des options qui facilitent le positionnement des éléments graphiques dans les documents HTML. Ces options seront également utiles pour agrémenter des documents classiques. L''affichage Web de Word 2000 montre l''aspect qu''auront les documents sur le Web. Si un document est conçu pour le papier et comprend des mises en forme incompatibles avec HTML, Word 2000 proposera une mise en forme HTML correspondante proche de la configuration originale.

(Source : Microsoft France)

Si lors de la lecture d''un document long vous souhaitez insérer des marques de lecture vous permettant de vous repérer lors de prochaines consultations du texte, vous pouvez insérer un signet. Le signet est donc un emplacement ou sélection de texte que vous nommez afin de l''utiliser ensuite comme une référence. Word marque l''emplacement avec le nom que vous spécifiez. Les signets sont plus que des espaces réservés ; vous pouvez, par exemple, utiliser un signet pour créer et numéroter des renvois.

Pour insérer un signet :

1. Cliquez à l''endroit où vous voulez insérer un signet.
2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Signet.
3. Sous Nom du signet, tapez ou sélectionnez un nom.

Pour afficher des signets dans un document :

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l''onglet Affichage.
2. Activez la case à cocher Indicateurs de signets.

A l''écran, les signets sont placés entre crochets ([ ]), mais ces derniers ne s''impriment pas.

Renvois et Légendes

Word peut ajouter automatiquement des légendes numérotées lorsque vous insérez des images, des tableaux, des graphiques Microsoft Excel, etc. Par exemple, à mesure que vous insérez des figures, Word peut les numéroter "Tableau 1", "Tableau 2", et ainsi de suite. Vous pouvez également ajouter des légendes numérotées à des éléments existants d''un document. Vous pouvez alors faire référence à ces éléments dans des renvois. Pour insérer une légende, sélectionnez l''élément auquel vous voulez l''ajouter, puis cliquez dans le menu Insertion sur Légende.

Vous pouvez créer un renvoi pour faire référence à un élément situé à un autre emplacement au travers d''un lien hypertexte. Une fois que vous avez appliqué des styles aux titres d''un document ou inséré des notes de bas de page, des signets ou des légendes, vous pouvez créer des renvois qui leur font référence. Pour créer un renvoi, cliquez dans le menu Insertion sur Renvoi. Sélectionnez la case à cocher Insérer comme lien hypertexte pour que les lecteurs puissent atteindre facilement l''objet référencé dans le document en cliquant sur le lien.

Si vous supprimez ou modifiez une légende, ou bien si un objet auquel vous avez fait référence dans un renvoi est modifié, Word corrige les informations et attribue un nouveau numéro à la légende ou au renvoi. Par exemple, si vous supprimez une page où figure le Tableau 2, le Tableau 3 devient le Tableau 2, et les renvois à cette table sont eux aussi mis à jour. Pour mettre à jour et afficher les renvois et les légendes sans avoir à les retaper, sélectionnez le renvoi ou la légende que vous voulez mettre à jour, cliquez sur le bouton droit de la souris, puis dans le menu contextuel, cliquez sur Mettre à jour les champs. Pour mettre à jour tous les champs, commencez par sélectionner l''ensemble du document (commande Sélectionner Tout dans le menu Edition). Lorsque vous imprimez un document, Word met à jour automatiquement tous les renvois et toutes les légendes.

(Source : Microsoft France)

Les modèles prédéfinis de Microsoft Word 2000 vous apportent une aide considérable et vous permettent d''obtenir de bien meilleurs résultats. Lorsque, dans le menu Fichier, vous choisissez Nouveau pour créer un document, la boîte de dialogue Nouveau affiche les modèles prédéfinis dans huit onglets différents de Word. Nous verrons à travers 3 leçons de quelle façon ces modèles peuvent vous aider dans votre organisation qu''il s''agisse d''uniformiser votre document ou de les classer et de les mettre à disposition d''un groupe de travail.

1ère leçon : Création et modification de modèles sous Microsoft Word 2000

Rien de plus naturel que de vouloir voir à quoi ressemble chaque modèle pour savoir s''il peut vous aider à créer le document de votre choix. Vous pouvez obtenir un aperçu de tous les modèles de document de Word dans la boîte de dialogue Nouveau.

Mais l''idéal dans cette utilisation, c''est de compléter ces modèles prédéfinis par ses propres modèles pour des documents récurrents. Plusieurs possibilités s''offrent à vous :

• Soit vous modifiez un modèle existant : par exemple, vous ajoutez votre logo dans le modèle de télécopie.
• Soit vous créez de toute pièce votre propre modèle : par exemple pour une publication interne mensuelle

Les modèles prédéfinis de Word vous apporte sans conteste un sérieux coup de pouce lors de la création d''un document, mais il ne constitue qu''un point de départ. C''est pour cette raison que bien souvent, le modèle de base est modifié pour y ajouter du texte ou changer la mise en forme.

La procédure à suivre est la suivante :

1. Fichier, Nouveau, sélectionnez le modèle prédéfini qui vous servira de base et cliquez sur OK.
2. Faîtes les modifications de texte et de mise en forme
3. Choisissez dans le menu Fichier, Enregistrer sous pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous
4. Remplacez le modèle d''origine en enregistrant le fichier sous le même nom ou créez un modèle en donnant un nouveau nom au fichier
5. Dans la liste Type de fichier, choisissez Modèle de document
6. Cliquez sur Enregistrer

Word enregistre ainsi votre document en tant que modèle au format .dot et si vous faîtes Fichier, Nouveau, vous allez retrouver votre modèle de document dans la boîte de dialogue Nouveau sous l''onglet Général.

2ème leçon : Organisation des modèles de documents sous Microsoft Word 2000

Dans le menu Fichier, Nouveau, vous avez accès aux modèles de Word prédéfinis à travers 8 onglets classant ces derniers selon des thèmes d''utilisation : Général, Lettres et télécopies, Mémos, Pages Web, Autres documents, Modèles Office 97, Rapports, Publications.

Ces thèmes sont pratiques car ils permettent de se guider à travers les possibilités offertes par Word. Mais l''idéal dans cette utilisation, c''est de compléter ces onglets prédéfinis par ses propres onglets pour personnaliser son organisation personnelle et améliorer sa productivité dans la gestion des modèles de documents à thème.

Pour cela, il vous faut apprendre à organiser vos modèles de document. Ces modèles sont classés sur votre disque dur à l''adresse suivante : c:WindowsApplication DataMicrosoftModèles. Si vous souhaitez réorganiser vos modèles personnalisés, vous avez la possibilité de créer d''autres onglets dans la boîte de dialogue Nouveau. Pour ajouter un onglet à cette boîte de dialogue, procédez comme suit :

1. Ouvrez le dossier Modèles (c:WindowsApplication DataMicrosoftModèles) de votre disque dur
2. Dans le menu fichier, Choisissez Nouveau puis Dossier pour créer un nouveau dossier dans le dossier Modèles
3. Attribuez à ce dossier le nom que portera le nouvel onglet de la boîte de dialogue Nouveau
4. Enregistrez au moins un modèle dans le dossier que vous venez de créer. A la suite de quoi, un onglet vient s''ajouter dans la boîte de dialogue Nouveau et vous y voyez le modèle enregistré au préalable.

3ème leçon : L''utilisation des modèles de document sous Microsoft Word 2000

Dans le cadre d''un réseau d''entreprise, il est impératif de partager le maximum d''informations possibles et notamment de faire circuler cette information à travers des documents standardisés.
En effet, il est important que les utilisateurs possèdent le même modèle de télécopie pour toute l''entreprise ou un service et qu''il ne soit pas nécessaire de faire une modification sur chacun des modèles de chaque utilisateur dès qu''une donnée change. Pour cela, Microsoft Word a prévu un partage des modèles de documents qu''il est très intéressant de mettre en œuvre dans le cadre d''un réseau client-serveur sous Microsoft Windows NT Server.

Cette gestion vous permet également de profiter de la sauvegarde générée par le serveur chaque soir et de ne pas laisser les modèles de documents sous la responsabilité des sauvegardes individuelles plus ou moins bien gérées par les utilisateurs eux-mêmes.

Pour cela, votre administrateur doit créer un répertoire sur le réseau accessible par tous en lecture et en écriture (si vous souhaitez laisser l''initiative à vos utilisateurs de faire des modifications ou de rajouter de modèles). Ensuite, vous y glissez les différents modèles de documents qui seront alors accessibles à tous.

La manipulation n''est pas encore terminée car maintenant, il faut que chaque utilisateur indique à Microsoft Word qu''il faut aller chercher les modèles de document dans un répertoire réservé au groupe de travail. Pour cela, sélectionnez Options dans le menu Outils. Sélectionnez l''onglet Dossiers par défaut et indiquez dans le type de fichier "Modèles groupe de travail" l''emplacement du répertoire sur le serveur qui contient les modèles destinés au groupe de travail.

Ainsi, lorsque, dans le menu Fichier, vous choisissez Nouveau pour créer un document, la boîte de dialogue Nouveau affiche les modèles à la fois de l''utilisateur et à la fois les modèles du groupe de travail.
C''est pourquoi dès qu''un changement intervient, il est si simple de modifier uniquement les modèles concernés sur le serveur pour que tous les utilisateurs soient à jour par rapport à ces changements.

(Source : Microsoft France)

Imaginons un restaurant de fruits de mer qui soit devenu un lieu incontournable de la gastronomie régionale. Ce restaurant possède une bonne réputation et bénéficie d''une clientèle fidèle. Le problème est que certains clients souhaitent que le restaurant reste fidèle à ses plats traditionnels, tandis que d''autres veulent du changement afin de goûter à de nouvelles choses.

Le patron de l''établissement décide que la meilleure solution est de constituer un catalogue de tous les éléments qui sont au menu : son arme de prédilection, Microsoft Word 2000. Il commence par prendre des photographies de tous les différents éléments de la carte, puis les convertit en fichiers électroniques. Microsoft Word 2000 permet de les centrer sur la page et fournit un dictionnaire des synonymes pour que la description de chaque plat soit particulièrement appétissante.

Il imprime ensuite son catalogue et le distribue à des clients potentiels. Mais quelques mois plus tard, son catalogue n''est plus à jour car certains de produits de la carte ne sont plus de saison. En outre des nouveautés ont été ajoutées. Il est possible de réutiliser Microsoft Word pour réviser le catalogue et envoyer de nouveaux exemplaires. Mais il existe une meilleure idée. Pourquoi ne pas publier le catalogue sur le World Wide Web ? Et grâce aux produits Microsoft, il n''est nul besoin de connaître quoi que ce soit au langage HTML. En effet Microsoft Word 2000 permet de publier n''importe quel document sur le Web.

Il suffit d''utiliser la commande Enregistrer en tant que page Web. Etant donné que le web est particulièrement coloré, il est facile d''améliorer les nouvelles pages en utilisant des mises en forme particulières, offrant un style subtil à la publication. Avec un mélange de couleurs, de polices et d''arrière-plans appropriés, il est possible de rendre le catalogue vraiment attrayant. Microsoft Word 2000 fournit des liens entre chaque page.

(Source : Microsoft France)

L''Assistant Courrier de Word vous aide à rédiger vos lettres rapidement et facilement. Il fournit des éléments de lettre fréquemment utilisés, tels que des salutations et des formules de politesse, que vous pouvez sélectionner à partir de listes. L''Assistant facilite également la mise en forme de vos lettres conformément aux styles couramment utilisés.

La procédure ci-dessous, qui nécessite le Compagnon Office, passe en revue la création d''une lettre au moyen de l''Assistant Courrier. Si vous n''avez pas installé le Compagnon Office, vous pouvez démarrer l''Assistant Courrier en cliquant dans le menu Fichier sur Nouveau, en cliquant sur l''onglet Lettres et télécopies, puis en double-cliquant sur Assistant courrier.

• Tapez une salutation qui commence par le mot "Cher", suivie d''un nom puis d''une virgule ou d''un deux-points, par exemple "Cher Sylvain," ou "Chers Membres du conseil d''administration :". Appuyez ensuite sur Entrée.

• Dans le Compagnon Office, cliquez sur Obtenir de l''aide pour rédiger la lettre.

• Suivez les instructions de l''Assistant Courrier. Si vous souhaitez sauter une étape ou passer à un écran spécifique, cliquez sur l''onglet correspondant.

Il est à noter que pour modifier ou compléter une lettre existante à l''aide de l''Assistant Courrier, ouvrez-la dans Word, puis cliquez dans le menu Outils sur Assistant courrier.

Si vous souhaitez apporter des modifications à des éléments, par exemple le destinataire ou les salutations, dans une lettre individuelle, il est conseillé de remplacer un ancien élément par un nouveau. L''Assistant Courrier comprend des éléments de lettre standard, tels que les salutations ou la formule de politesse, stockés sous forme d''insertions automatiques, qui peuvent être rapidement insérées ou modifiées dans votre lettre. De plus, vous pouvez taper des noms et d''autres éléments lorsque vous créez une lettre à l''aide de l''Assistant Courrier que vous pouvez ensuite stocker sous forme d''insertions automatiques.

Changer les éléments d''une lettre

Pendant que vous modifiez une lettre créée à l''aide de l''Assistant Courrier, vous pouvez changer les noms et le texte des éléments standard de la lettre en cliquant avec le bouton droit sur l''élément, puis en sélectionnant une autre entrée dans la liste qui s''affiche.

Ajouter un nouvel élément de lettre

Pour ajouter une nouvelle entrée dans la liste, sélectionnez l''élément de la lettre dans le document et tapez le texte souhaité. Cliquez avec le bouton droit sur l''élément, puis cliquez sur Créer une insertion automatique. Word stocke les éléments de la lettre et les insère dans votre document sous forme de valeurs de champ AUTOTEXTLIST. Pour visualiser rapidement les éléments de lettre que vous pouvez modifier, affichez les champs avec un arrière-plan gris.

(Source : Microsoft France)

Préambule

Internet est un réseau de communication reliant des ordinateurs dans le monde entier. Les technologies Internet, et surtout le World Wide Web, ont connu une telle expansion que les sociétés privées ont développé des intranets semblables à Internet, à la différence près qu''ils fonctionnent uniquement dans le cadre d''un réseau de société. De cette manière, les collaborateurs de l''entreprise peuvent échanger des documents très facilement au sein du réseau de l''entreprise.

En réponse à ce besoin, les équipes Microsoft dédiées à la conception de la suite Office 2000 ont doté Microsoft Word 2000 de multitudes de fonctionnalités qui vous permettront de créer de superbes pages Web aussi facilement que si vous étiez en train de créer un document classique. Chaque collaborateur peut ainsi publier des documents d''entreprise sur un réseau interne.

Pour publier et diffuser vos informations issues de Microsoft Word sur l''intranet de votre entreprise, vous devez vous placer dans l''environnement suivant :
Un serveur web, qui affiche les pages sur votre intranet. Il s''agit d''un ordinateur équipé d''un logiciel de serveur Web, tel que Microsoft Internet Information Server, qui est fourni gratuitement avec Microsoft Windows NT Server par exemple. Cette "brique" logicielle a pour rôle de stocker les pages web et les tenir disponibles à la consultation sécurisée des postes clients. La localisation de ce serveur web ainsi que les droits d''accès de celui-ci vous seront communiqué par le responsable informatique de votre entreprise.
Des pages Web, qui contiennent les informations que vous souhaitez publier. Les pages web sont des documents enregistrés au format HTML. Microsoft Word 2000 va vous aider à réaliser des documents à ce format universel de visualisation.

Il est à noter que certaines fonctions de publication Web de Microsoft Word (comme celle permettant de parcourir les dossiers web) nécessitent l''installation de logiciels complémentaires d''extension serveur sur le serveur web. Microsoft propose un ensemble nommé OSE (Extensions Serveur Office) qui est indispensable pour utiliser certaines des fonctionnalités Web et de collaboration des applications Microsoft Office.

Publication de documents sur le web

La publication d''un document sur le web, qu''il s''agisse d''une publication publique sur l''Internet ou d''une diffusion privée sur l''intranet de l''entreprise, diffère sensiblement de sa publication par voie écrite. Une page web est généralement composée de plusieurs objets. Elle peut contenir par exemple un corps de texte, des liens hypertexte vers d''autres pages ou encore des images. De tels objets sont totalement gérés par Microsoft Word 2000. Le format HTML étant un format texte uniquement, tous les autres objets de la page autre que du texte, comme des images par exemple, doivent être enregistrés dans des fichiers séparés et identifiés. Lors de l''affichage de la page dans un navigateur, celui-ci charge le texte HTML et le convertit en texte et en graphiques mis en forme.

Avec Microsoft Word 2000, il est aussi simple de créer une page Web que n''importe quel autre document. Les outils de création de pages Web proposés par Word 2000 sont très simples et très accessibles. Cependant, ils sont suffisamment puissants pour offrir des fonctionnalités avancées de pages Web, telles que des cadres, des animations, des scripts, des objets HTML et des contrôles ActiveX.

Publication instantanée

La nouvelle commande Enregistrer en tant que page Web de Microsoft Word 2000 et l''emplacement Dossiers Web permettent d''enregistrer une page Web et de la publier sur un serveur Web de votre entreprise simultanément. En choisissant la commande Enregistrer en tant que page Web plutôt que la commande Enregistrer sous, vous demandez à Word 2000 de faire une copie du document, de convertir cette copie au format HTML et de copier la page et les fichiers correspondants à l''emplacement que vous avez sélectionné. Si vous avez créé un ou plusieurs dossiers Web, le fait d''enregistrer la page dans un dossier Web entraîne la copie de la page sur le serveur Web.

Création d''une page Web avec Word 2000

Maintenant que vous avez vu combien il est facile de créer des pages Web avec Word 2000, il vous reste à retrousser les manches et créer votre page :

• Vous pouvez ouvrir un document et l''enregistrer en tant que page Web.

• Vous pouvez aussi créer un nouveau document, y insérer du texte et des graphiques et l''enregistrer en tant que page Web.

• Vous pouvez également ouvrir l''un des modèles de page Web que Word 2000 vous propose pour bénéficier d''une disposition et d''une mise en forme prêtes à l''emploi de la page.

• Vous pouvez enfin utiliser l''Assistant Pages Web pour créer une ou plusieurs pages en fonction des options que vous avez sélectionnées.

Utilisation des modèles prédéfinis de pages Web

Si vous n''avez jamais créé de pages Web auparavant, Microsoft Word 2000 vous aide en vous proposant différents modèles prédéfinis. Pour en utiliser un, ouvrez-le, comme n''importe quel autre modèle de Word, en procédant comme suit :

• Dans le menu Fichier, choisissez Nouveau

• Dans la boîte de dialogue Nouveau, cliquez sur l''onglet "Pages Web". Les icônes des modèles et des assistants disponibles s''affichent.

  

• Double-cliquez sur un modèle pour l''ouvrir. Vous pouvez voir ci-dessous un modèle de Page Web Personnelle.

  

• Les modèles contiennent des instructions ou des espaces de texte réservés pour vous indiquer comment la page doit être organisée. Pour créer votre propre page, il vous suffit de sélectionner un espace de texte réservé et de le remplacer avec le texte ou l''objet de votre choix.

Nous poursuivrons aujourd''hui cet article en voyant comment utiliser l''assistant de pages Web. Alors que les modèles permettent de créer des pages Web individuelles, l''Assistant Pages Web permet de créer un site complet contenant plusieurs pages. Grâce à lui, vous pouvez choisir l''emplacement de stockage pour le site, sélectionner un système de navigation, ajouter des pages et les organiser pour constituer un site Web et, pour finir, configurer l''aspect général du site en lui appliquant un thème. Microsoft Word se charge ensuite de créer le site en fonction de vos spécifications.

Supposons que nous souhaitions réaliser un site commercial pour la société Axong :

• Dans le menu Fichier, choisissez Nouveau puis, dans la boîte de dialogue Nouveau, cliquez sur l''onglet "Pages Web".

• Dans l''onglet "Pages Web", double-cliquez sur l''icône de l''Assistant Pages Web. La boîte de dialogue de l''Assistant s''ouvre et un écran d''introduction explique à quoi sert l''Assistant.

• Cliquez sur le bouton Suivant. Vous devez entrer le nom du site Web et choisir un emplacement. Tapez Axong comme nom de site et entrez un emplacement pour ce site.

• Cliquez sur suivant. Vous devez alors choisir l''emplacement des commandes de navigation du site sur la page. L''option Vertical est activée par défaut. Cliquez sur suivant une fois que vous avez fait votre choix.

  

• L''assistant vous demande alors de déterminer le nombre de pages dont vous avez besoin pour votre site. Microsoft Word met trois pages à votre disposition. La page Web personnelle provient de l''un des modèles de pages Web. Pour un site commercial, sélectionnez "Page Web personnel" et cliquez sur le bouton Supprimer la page. Puis, vous pouvez ajouter plusieurs pages vierges. Ne vous préoccupez pas du nom des pages pour l''instant ; vous pourrez les renommer à l''étape suivante. Cliquez sur le bouton Suivant.

• Vous avez la possibilité de réorganiser et de renommer les pages grâce aux boutons Monter et Descendre. Une fois que vous avez fini d''organiser votre site, vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant.

  

• Pendant la création du site à l''aide de l''Assistant, vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur le bouton Précédent. Si vous arrivez à l''étape d''organisation des pages et si vous découvrez que vous avez besoin d''une page supplémentaire ou que vous en avez trop, vous pouvez revenir à l''étape précédente et ajouter ou supprimer une page.

• A l''étape suivante, vous pouvez désormais choisir un thème graphique pour votre site. Cliquez sur le bouton Parcourir les thèmes :

Une fois achevée la procédure avec l''Assistant, Microsoft Word crée le site et enregistre les fichiers correspondants dans un dossier. Lorsqu''il crée automatiquement les pages qui doivent y figurer et les enregistre à l''emplacement que vous avez spécifié. Il se charge également d''ajouter des liens hypertexte vers les autres pages du site, suivant l''ordre dans lequel vous les avez organisés, et il insère un espace de texte réservé en haut de chaque page du site. A partir de là, vous pouvez visualiser toutes les autres pages et y ajouter du texte, des graphiques ou d''autres éléments.

Après avoir créé les premières pages du site Web grâce à l''Assistant fourni avec Microsoft Word 2000, nous allons voir comment enregistrer, ou plus précisément, comment publier ces pages sur le serveur Intranet de la société au moyen des dossiers Web.

Qu''est-ce que les dossiers Web ?

Microsoft Office 2000 donne la possibilité à tout utilisateur d''un réseau d''entreprise de sauvegarder et d''accéder à des fichiers situés sur des serveurs Web, exactement comme s''il s''agissait de fichiers situés sur le propre ordinateur de l''utilisateur. Le dossier Web est un dossier virtuel pointant vers des sites localisés sur des serveurs web Internet (équipés des extensions serveur FrontPage ou serveur WebDav) ou sur des serveurs Intranet (équipés de Windows NT ou Windows 2000 Server avec Internet Information Server - IIS).

Pour pouvoir enregistrer des pages à l''emplacement Dossiers Web, vous devez tout d''abord créer, dans cet emplacement, un dossier qui contiendra toutes les pages et les fichiers correspondants que vous souhaitez publier. Pour créer un dossier Web, procédez comme suit :

• Dans le menu Fichier, choisissez Ouvrir et dans la barre Emplacement, cliquez sur l''icône "Dossiers Web". Microsoft Word affiche les dossiers Web de votre disque dur.
  
• Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le bouton "Créer un dossier". L''Assistant d''ajout d''un dossier Web apparaît. Il se présente comme suit :

• Entrez l''URL du répertoire du serveur Web sur lequel vous souhaitez publier vos pages à partir de ce dossier ou cliquez sur le bouton Parcourir afin de lancer votre navigateur Web pour rechercher et ouvrir un répertoire Web à l''aide des commandes de navigation.

Il est important de noter qu''il n''est possible de rechercher un Dossier Web que si les Extensions serveur Microsoft Office (OSE) sont installées sur le serveur Web que vous envisagez d''utiliser.

• Cliquez sur le bouton Suivant. Microsoft Word vérifie si l''emplacement est valide et vous demande d''entrer un nom pour le dossier.
  
• Tapez le nom du nouveau Dossier et cliquez sur Ok. Le dossier apparaît dans l''emplacement Dossiers Web, et vos pages, qui sont enregistrées, sont prêtes à être publiées. Lorsque vous enregistrez des pages Web dans ce dossier, elles sont automatiquement transférées au serveur Web associé au dossier.

Enregistrement et publication de pages Web

L''enregistrement et la publication d''une page Web s''effectuent en deux étapes : il faut enregistrer la page au format HTML, puis enregistrer la version HTML de la page sur un serveur Web. Si vous avez créé un dossier Web conformément à ce qui est décrit précédemment, Word 2000 peut effectuer ces deux opérations à l''aide d''une seule commande.
Si vous n''avez pas créé de dossier Web, vous pouvez procéder comme suit :

• Ouvrez la page d''accueil ou la page par défaut de votre site Web ou bien ouvrez la page que vous souhaitez publier.
  
• Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer en tant que page Web. Word ouvre la boîte de dialogue Enregistrer sous et affiche Page Web dans la zone de liste "Type de fichier".

• Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer un autre nom dans la zone "Nom du fichier".
  
• Si vous avez déjà créé un dossier Web pour votre page, le nom de ce dossier est indiqué comme emplacement d''enregistrement. Si vous n''avez pas créé de dossier Web, enregistrez la page et ses fichiers de composants dans n''importe quel répertoire, puis utilisez soit le Bureau Windows soit l''Explorateur Windows pour les copier sur un serveur Web du réseau Intranet de votre entreprise ; vous pouvez également utiliser FTP pour les transférer de manière traditionnelle, sur le répertoire d''un serveur Web géré par votre fournisseur d''accès Internet.
  
• Cliquez sur le bouton Changer de titre et ajoutez un titre ou modifiez-le si nécessaire, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
  
• Si la page contient des éléments de mise en forme qui ne peuvent pas être reproduits dans un navigateur, Word vous avertit à l''aide d''une boîte de dialogue.
  
• Cliquez sur le bouton "Continuer" de cette boîte de dialogue pour enregistrer la page.

Si vous travaillez sur des documents particulièrement longs ou si vous avez à gérer des travaux collaboratifs entraînant l''intervention de plusieurs personnes sur différentes parties d''un même document, les documents maîtres peuvent vous simplifier grandement la vie. Un document maître contient d''autres documents Microsoft Word se présentant sous la forme d''objets distincts (ou sous-documents), ce qui vous permet d''appliquer une mise en forme, de vérifier l''orthographe, de créer des index, d''effectuer une pagination continue, d''imprimer ou de réaliser d''autres tâches sur un groupe entier de documents associés en une seule opération tout en ayant la possibilité de les traiter de façon indépendante pour l''édition.

A la base, un document maître vous permet d''afficher, de réorganiser et de manipuler un groupe de documents comme un tout. Si vous rédigez une thèse, par exemple, vous pouvez créer un document maître afin d''appliquer une mise en forme homogène ou une pagination continue, passer le vérificateur d''orthographe sur tous les fichiers d''un coup ou les imprimer dans l''ordre sous la forme d''un rapport final. Si plusieurs personnes travaillent sur un rapport d''entreprise particulièrement volumineux, l''utilisation d''un document maître permet à chaque personne de travailler sur le fichier dont elle a besoin alors que vous le mettrez en forme comme partie intégrante du document maître.

Pourquoi recourir à un document maître ?

Il existe bien entendu diverses méthodes permettant d''insérer le contenu d''autres documents Word dans un document unique. Vous pouvez procéder par copier-coller, utiliser la commande " Fichier " du menu " Insertion ", ou encore insérer dans votre document en cours un objet document Word lié ou incorporé.

Cependant, chacune de ces méthodes présente des inconvénients lorsqu''il s''agit de travailler indépendamment sur des chapitres ou des sections tout en préservant la possibilité de mettre en forme l''ensemble de ces chapitres ou sections en tant que document unique.

Par exemple, l''insertion d''un fichier ou le copier-coller à partir d''autres documents place leur contenu dans le document cible. Si vous insérez ou collez beaucoup de fichiers, votre document devient vite très volumineux. Qui plus est, vous ne pouvez éditer indépendamment les fiches sources et faire en sorte que les modifications soient répercutées dans le document principal. Vous pouvez remédier à ce problème en insérant un fichier Word dans votre document en tant qu''objet lié, mais dans ce cas, vous devrez mettre en forme l''objet lié séparément.

Dans un document maître, vous pouvez afficher le contenu des autres fichiers sous la forme de sous-documents. Les sous-documents préservent leur identité de fichiers individuels, mais ils font également partie du document maître. Vous pouvez éditer un sous-document directement dans le document maître ou l''ouvrir séparément et l''éditer. Néanmoins, dans les deux cas, toute modification apportée à un sous document est répercutée dans le document maître.

L''utilisation de documents maîtres présente de nombreux avantages :

• Simplification des projets collaboratifs en permettant à différentes personnes de travailler sur plusieurs sous-documents tout en conservant la possibilité de les mettre en forme ou de les imprimer comme un seul document.
  
• Utilisation du mode Plan pour réorganiser les sous-documents.
  
• Application d''une pagination continue à tous les sous-documents du document maître.
  
• Définition d''un seul groupe homogène de styles ou d''autres mises en forme pour le document maître et tous les sous-documents.
  
• Vérification de l''orthographe du document maître et de tous les sous-documents à l''aide d''une seule commande.
  
• Création d''un index ou d''une table des matières intégrale contenant tous les titres de tous les sous-documents ainsi que du document maître.
  
• Impression du document maître sous la forme d''un seul document fini, avec tous les sous-documents dans l''ordre.
  

Eléments d''un document maître

Un document maître peut contenir du texte, des graphiques et d''autres objets, tout comme un autre document Word, mais toute sa puissance réside dans ses sous-documents, qui sont d''autres fichiers contenus dans le document maître. Un document maître est donc un document contenant des sous-documents.

Au premier abord, cela ressemble au mode Plan normal, mais vous remarquerez que tous les sous-documents sont séparés par des sauts de section. Vous pouvez insérer un sous-document à partir d''un fichier existant ou en créer un nouveau de toutes pièces. Vous avez également la possibilité de verrouiller des sous-documents afin qu''ils ne puissent pas être édités ; quant aux sous-documents stockés sur un serveur de réseau, ils sont automatiquement verrouillés dès qu''un utilisateur les édite.

Création d''un document maître

Il est très facile de créer un document maître. Il vous suffit pour cela de passer en mode Plan dans un document quelconque et de commencer à lui ajouter des sous-documents.

Vous pouvez créer un nouveau document maître à partir d''un document vierge ou d''un document existant ayant déjà son propre contenu.

Pour créer un document maître à partir d''un nouveau document vierge, procédez comme suit :

• Dans le menu Fichier, choisissez Nouveau pour créer un nouveau document vierge.
  
• Passez en mode Plan. Word affiche la barre d''outils Mode Plan, qui propose plusieurs boutons consacrés aux documents maîtres.
  
• Entrez un titre ou un texte de présentation dans le document, puis placez le point d''insertion à l''endroit où vous voulez faire apparaître un sous-document. Les sous-documents étant insérés après un saut de section, assurez-vous de placer le point d''insertion au début d''une ligne vierge.
  
• Cliquez sur le bouton " Créez sous-document " pour créer un nouveau sous-document ou sur le bouton " Insérer un sous-document " pour en insérer un à partir d''un fichier existant.

Dans Microsoft Word 2000, les boutons de document maître ont été ajoutés à la barre d''outils Mode Plan. Il n''existe plus de barre d''outils Document maître distincte ni de commande Document maître dans le menu Affichage, comme dans Microsoft Word 97.

Lorsque vous créez ou insérez un nouveau sous-document, nous vous préconisons de vérifier qu''il existe au moins une ligne vierge entre le point d''insertion et le début du document ou entre le point d''insertion et tout sous-document qui le précède. Cet espace supplémentaire facilitera grandement la réorganisation ultérieure des sous-documents.

Ajout de sous-documents

Les sous-documents sont ajoutés directement en dessous du point d''insertion dans le document maître. Vous pouvez créer un sous-document dans le document dans le document maître, puis y entrer du texte ou insérer un sous-document à partir d''un fichier existant. Cependant, tous les sous-documents doivent commencer par un titre mis en forme avec le " Titre 1 " de Word. Nous allons revenir sur cet aspect dans le point suivant.

Création d''un nouveau sous-document

Pour créer un nouveau sous-document, procédez comme suit :

• Placez le point d''insertion sur une ligne vierge en dessous de celle sur laquelle vous voulez faire apparaître le sous-document.
  
• Appliquez le style Titre 1 à cette ligne, le cas échéant.
  
• Dans la barre d''outils Mode Plan, cliquez sur le bouton " Créer un sous-document ".

Vous pouvez alors entrer le titre et le texte du nouveau sous-document. Vous pouvez créer d''autres titres à l''intérieur du sous-document, y insérer des objets ou effectuer toutes les tâches possibles en mode Plan. Et en passant en mode Page ou en mode Web, vous pouvez juger de l''apparence du sous-document en tant que partie intégrante du document maître.

Lorsque vous avez fini d''insérer du texte ou des objets dans le sous-document, enregistrez le document maître. Microsoft Word 2000 enregistre automatiquement le sous-document en tant que fichier séparé dans le même dossier. Le titre de niveau 1 en tête du sous-document est utilisé comme nom pour le nouveau fichier.

Insertion d''un fichier existant comme sous-document

Si certaines parties de votre document maître existent déjà en tant que fichiers séparés, vous pouvez les insérer comme sous-documents. Pour ce faire, procédez comme suit :

• Ouvrez le document maître, le cas échéant.
  
• Placez le point d''insertion sur la ligne en dessous de celle sur laquelle vous voulez faire apparaître le nouveau sous-document.
  
• Dans la barre d''outils Mode Plan, cliquez sur le bouton " Insérer un sous-document ". Vous voyez apparaître la boîte de dialogue Insérer le sous-document, qui se présente exactement comme la boîte de dialogue Ouvrir accessible à partir du menu Fichier.
  
• Recherchez le fichier sous-document dans la boîte de dialogue Insérer le sous-document, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton " Ouvrir ". Le sous-document est ajouté au document maître.

Utilisation de sous-documents

La copie d''écran ci-dessus illustre un document maître en mode Plan, tel qu''il se présente lorsque vous le créez, ce qui est parfait pour organiser plusieurs sous-documents et éventuellement disposer le texte ou les titres qui les suivent ou les précèdent. Cependant, vous pouvez utiliser également tous les autres modes d''affichage de document de Word pour voir comment apparaîtra le document maître une fois imprimé ou publié sur le Web. Vous pouvez également passer en mode Document maître pour vérifier l''état de chacun des sous-documents.

Utilisation du mode document maître

Le mode Plan est parfait pour la réorganisation d''un groupe de sous-documents, mais lorsque vous êtes en mode Plan, il n''est pas facile de voir quels sont les titres qui correspondent à un sous-document ni quels sont les sous-documents qu''il est possible d''éditer.

Le mode Document maître est une variante du mode Plan qui utilise des lignes de bordure et des icônes de document pour signaler les sous-documents. Il vous indique également lorsqu''un sous-document est verrouillé.

Le mode Document maître est activé par défaut lorsque vous sélectionnez le mode Plan. Pour l''activer ou le désactiver à un moment quelconque, cliquez sur le bouton " Mode Document maître " de la barre d''outils Mode Plan.

Les sous-documents apparaissent à leur avantage dans ce mode, et vous pouvez cliquer dans le sous-document de votre choix pour l''éditer (à condition qu''il ne soit pas verrouillé).

Il est à noter que pour sélectionner un sous-document en entier, il suffit de cliquer sur l''icône de document correspondante.

Etant donné qu''il s''agit d''un mode Plan, vous pouvez double-cliquer sur le titre de votre choix pour voir les sous-rubriques qui en dépendent, utiliser les boutons de niveau de titre de la barre d''outils Mode Plan pour masquer ou afficher les titres jusqu''à un certain niveau et faire glisser les sous-documents pour les réorganiser.

Réduction de sous-documents

Si votre document contient de nombreux sous-documents, vous pouvez avoir besoin d''en afficher le plus possible à l''écran. Dans ce cas, vous avez la possibilité de réduire les sous-documents afin d''en faire tenir davantage à l''écran simultanément. Vous remarquerez que chaque sous-document est entouré d''une bordure. Lorsqu''un sous-document est long et qu''il apparaît en entier, il est toujours doté de cette bordure pour vous rappeler qu''il s''agit d''un sous-document.

Il est à noter que vous pouvez réduire les sous-documents en mode Document maître comme en mode Plan.

Pour réduire tous les sous-documents d''un document maître, cliquez sur le bouton "Réduire les sous-documents" de la barre d''outils Mode Plan. Les sous-documents apparaissent alors sous la forme de liens hypertextes précisant le nom de fichier et l''emplacement de chacun.

En représentant chaque sous-document par un lien hypertexte, le bouton "Réduire les sous-documents" réduit automatiquement chaque sous-document à sa taille minimum dans le document maître.

Suppression d''un sous-document

Si vous changez d''avis quant à l''inclusion d''un sous-document dans votre document maître, vous pouvez le supprimer ou le fusionner dans le document maître en tant que texte ordinaire.

Pour supprimer un sous-document, assurez-vous que vous êtes en mode Document maître (le bouton " Mode Document maître " de la barre d''outils Mode Plan doit être activé et une icône de document doit figurer au début de chaque sous-document), cliquez sur l''icône de document correspondante, puis appuyez sur la touche SUPPRESSION.

Pour fusionner le contenu d''un sous-document dans le document maître en tant que texte normal, développez le sous-document, sélectionnez l''icône de document correspondante, puis cliquez sur le bouton " Supprimer le sous-document " de la barre d''outils Mode Plan.

Verrouillage et déverrouillage de sous-documents

Une icône de verrouillage indique que ce sous-document est verrouillé et qu''il ne peut pas être édité à partir du document maître. Seul le mode Document maître vous précise si un sous-document est verrouillé. Vous pouvez également utiliser le mode Document maître pour verrouiller des documents. Trois raisons peuvent être à l''origine du verrouillage d''un document :

• Le fichier du sous-document est ouvert dans une autre fenêtre de votre ordinateur.
  
• Le sous-document est stocké sur un serveur de réseau et il est ouvert sur l''ordinateur d''un autre utilisateur.
  
• Vous avez verrouillé le sous-document pour empêcher que votre modification y soit apportée.

Pour verrouiller un sous-document sans ouvrir le fichier correspondant, sélectionnez-le ou cliquez à l''intérieur, puis cliquez que le bouton " Verrouiller le document " de la barre d''outils Mode Plan.

Le bouton " Verrouiller le document " est une bascule : si vous l''utilisez pour verrouiller un document, vous pouvez cliquez dessus de nouveau pour déverrouiller ce document.

Ouverture et modification de sous-document

Le mode Document maître est parfait pour faire apparaître les sous-documents verrouillés et afficher le contenu des plus petits sous-documents (peut-être une page ou deux), mais il ne s''avère pas très efficace pour les sous-documents plus volumineux. Puisque vous travaillez dans un document maître, vous ne pouvez pas vous déplacer à l''intérieur des sous-documents à l''aide des barres de défilement : vous devez pour cela utiliser les touches de direction du clavier.

Si vous devez effectuer beaucoup d''édition ou de mise en forme sur un sous-document, il est préférable d''ouvrir le sous-document lui-même. Trois méthodes le permettent :

• Ouvrir le fichier sous-document à partir de son emplacement d''origine.
  
• Double-cliquez sur l''icône du sous-document en mode Document maître.
  
• Réduire les sous-documents, puis cliquer sur le lien hypertexte du document voulu.

Fractionnement et fusion de sous-documents

Lorsque deux sous-documents sont relativement petits, il peut être intéressant de les combiner en un seul afin d''avoir moins de fichiers sous-documents à gérer. Inversement, il peut être utile de fractionner un sous-document en deux afin que différentes personnes puissent travailler séparément dessus. Il est très facile de fractionner ou de fusionner des sous-documents.

Fractionnement d''un sous-document

Lorsque vous fractionnez un sous-document, vous créez un nouveau fichier sous-document. Vous pouvez fractionner un sous-document en un point quelconque, à condition que la ligne que vous choisissez comme première ligne du nouveau sous-document soit mise en forme avec le style Titre 1.

Pour fractionner un sous-document, procédez comme suit :

1. Développez tous les sous-document afin de voir leur texte (si vous ne voyez que les liens hypertexte dans votre document, cliquez sur le bouton " Développer les sous-documents " dans la barre d''outils Mode Plan).
2. Développez tous les titres du sous-document afin de voir l''ensemble de son texte si vous ignorez l''endroit précis où effectuer le fractionnement.
3. Placez le point d''insertion au début de la ligne que sera la première du nouveau sous-document. Si cette ligne n''est pas mise en forme avec le style Titre 1, appliquez ce style à l''aide du menu " Style " de la barre d''outils Mise en forme.
4. Dans la barre d''outils Mode Plan, cliquez sur le bouton " Fractionner le sous-document ". Word crée alors un nouveau sous-document en utilisant sa première ligne comme nom de fichier.

Fusion de sous-document

Lorsque vous fusionnez des sous-documents, vous ajoutez le contenu d''un sous-document à un autre sous-document. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Passez en mode Plan, puis en mode Document maître, puis organisez les deux sous-documents de façon à ce que le sous-document qui sera le sous-document final se trouve immédiatement au-dessus du sous-document à fusionner. Supprimez toutes les lignes vierges ou les marques de plan entre eux, le cas échéant.
2. Sélectionnez les deux sous-documents en cliquant sur l''icône de document du premier puis, en maintenant la touche MAJ enfoncée, sur celle du second.
3. Dans la barre d''outils Mode Plan, cliquez sur le bouton " Fusionner sous-documents ". Word ajoute le contenu du sous-document du bas à celui du haut.

Mise en forme de sous-documents

Dans un sous-document, vous pouvez utiliser toutes les options de mise en forme normales de Word. Cependant, puisqu''un sous-document peut très bien disposer de son propre modèle de document et de ses propres styles, il vous faudra peut-être faire un choix de mise en forme lors de l''insertion d''un sous-document. De plus, chaque sous-document est entouré de sauts de section, que vous souhaiterez sans doute modifier ou supprimer.

Utilisation de styles

Lorsque vous insérez un sous-document contenant des styles différents ou basés sur un modèle autre que celui du document maître, le sous-document adopte les caractéristiques du document maître lors de son insertion. Cependant, si Word détecte le même nom de style dans le nouveau sous-document et dans le document maître, il vous en avertit.

Vous pouvez alors renommer les styles entrants du sous-document (Word ajoute généralement le chiffre 1 au nom de style original) afin de les conserver ou faire en sorte que Word utilise simplement les styles du document maître.

Si un sous-document entrant contient des styles qui ne figurent pas dans le modèle du document maître, Word les ajoute simplement au modèle de ce document maître.

L''un des principaux avantages de l''utilisation de documents maîtres étant de pouvoir appliquer de façon uniforme les styles du document maître à tous les sous-documents, Word recherche automatiquement les noms de style en double lors de l''insertion d''un sous-document à partir d''un fichier existant.

Utilisation de sauts de section

Word ajoute un saut de section avant et après chaque sous-document. Ces sauts de section apparaissent lorsque le mode Document maître est désactivé. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ou supprimer ces sauts de section :

• Pour supprimer un saut de section, sélectionnez la marque de saut, puis appuyez sur la touche SUPPRESSION.
• Pour modifier un saut de section, définissez différentes options dans l''onglet " Disposition " de la boîte de dialogue " Mise en page ".

Gestion de projets de documents maîtres

Pour conclure ce dossier, nous vous proposons quelques consignes utiles à respecter pour l''utilisation des documents maîtres.

1. Avant de commencer, créez un dossier séparé pour stocker votre document maître et ses sous-documents, puis placez-y tous les fichiers sous-documents déjà existant. Vous évitez ainsi les conflits de noms de sous-documents.

    

2. Si possible, utilisez le même modèle de document pour le document maître et tous les sous-documents. Sinon, comparez les feuilles de style du document maître et du sous-document éventuel avant de l''insérer. Supprimez ensuite tous les styles du sous-document qui n''existent pas dans le document maître.

    

3. Avant tout, prévoyez pour les en-têtes et pieds de page une stratégie homogène applicable à tous les sous-documents et aux pages du document maître, puis assurez-vous de l''appliquer systématiquement dans toutes les sections du document maître. Par exemple, si vous créez une présentation sur deux pages, assurez-vous que tous les sous-documents sont configurés pour cette présentation sur deux pages, avec des en-têtes droit et gauche distincts.

    

4. Mettez en forme à l''avance tous les fichiers sous-documents, faute de quoi Word les retrouvera difficilement.

Vous ne pourrez pas toujours respecter toutes ces suggestions, mais si vous essayez, vous vous épargnerez beaucoup de travail de remise en forme.

(Source : Microsoft France)